Projektplanung Tools im Vergleich für Teams in kleinen Betrieben

Das Wichtigste auf einen Blick

Vergleich nach Nutzerzahl, Preis und Speicherort

Die Tabelle nennt gerundete Werte für die jährliche Zahlweise. Monatliche Zahlung kostet bei allen Anbietern mehr.

Trello

Trello arbeitet mit Karten und Listen, also klassischem Kanban. Der kostenlose Tarif erlaubt bis zu 10 Nutzer je Workspace, unbegrenzte Karten und wenige Power-Ups.

Standard kostet laut der Preisliste von Trello rund 5 Euro netto je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Die Daten liegen in der Atlassian Cloud, standardmäßig in den USA. Grenzen: keine echten Abhängigkeiten, kein belastbares Gantt, Auswertungen nur über Power-Ups.

Asana

Asana verbindet Listen, Boards und Zeitachse. Der Personal-Tarif ist für bis zu 10 Personen kostenlos. Die Asana-Preise beginnen bei rund 11 Euro netto je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Advanced liegt bei rund 25 Euro.

Daten liegen in US-Rechenzentren, EU-Datenresidenz bietet Asana in Enterprise-Verträgen. Grenzen: Abhängigkeiten und Portfolios erst ab Advanced, Zeiterfassung und Rechnungsstellung fehlen.

monday.com

monday.com setzt auf anpassbare Boards mit Automatisierungen. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht. Basic beginnt bei rund 9 Euro netto je Nutzer und Monat jährlich, Standard bei rund 12 Euro, Pro bei rund 19 Euro, meist mit drei Sitzen als Minimum.

Die Daten liegen bei AWS, für EU-Kunden in europäischen Regionen. Grenzen: begrenzte Automatisierungskontingente, Gantt und Abhängigkeiten erst ab Standard, Berichte ab Pro.

OpenProject

OpenProject ist Open Source. Die Community-Version läuft kostenlos auf eigener Hardware, die Nutzerzahl ist nicht begrenzt. Cloud-Tarife starten bei rund 6 Euro netto je Nutzer und Monat jährlich, mit Mindestabnahme.

Der Speicherort ist der eigene Server oder die OpenProject-Cloud mit Serverstandort in Deutschland. Grenzen: weniger Vorlagen und Integrationen als bei US-Anbietern, ein Teil der Administration bleibt beim Team.

Jira

Jira ist auf agile Softwareteams ausgerichtet. Die Atlassian-Preisliste für Jira nennt rund 7,50 Euro netto je Nutzer und Monat jährlich für Standard, Premium liegt bei rund 15 Euro. Kostenlos ist Jira bis 10 Nutzer.

Die Daten liegen in der Atlassian Cloud, standardmäßig in den USA, EU-Datenresidenz erst in Enterprise. Grenzen: Workflows und Felder sind aufwendig zu konfigurieren, Zeitachse und Abhängigkeiten erst mit Premium.

Einrichtungsaufwand und Sicherheit

Bei Trello und monday.com reicht ein Konto, ein Board und eine kurze Einweisung, oft an einem halben Tag erledigt. Asana braucht etwas mehr Struktur, weil Projekte, Portfolios und Zuständigkeiten sauber angelegt werden müssen.

Jira verlangt Workflows, Felder und Berechtigungen, ohne Administration dauert der Start Wochen. OpenProject Community erfordert Installation, Updates, Backups und Betrieb auf eigener Hardware; die Cloud-Variante reduziert das auf Konfiguration.

Speicherort und Vertrag sollten vor der Auswahl geprüft werden. Das BSI stellt im IT-Grundschutz-Kompendium Anforderungen an Auswahl und Betrieb von Anwendungssoftware bereit, darunter Aspekte zu Berechtigungen und Auftragsverarbeitung.

Wer Kundendaten verarbeitet, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Angaben zu Unterauftragnehmern und eine klare Löschfrist. EU-Datenresidenz ist bei Atlassian und Asana an hohe Tarife gebunden, während monday.com und OpenProject europäische Regionen früher anbieten.

Grenzen im Funktionsumfang

Rechenbeispiel für zehn Nutzer und zwölf Monate

Bei jährlicher Zahlung und zehn Nutzern ergeben sich netto ungefähr:

Die Werte sind gerundete Beispielrechnungen, keine Angebote. Hinzu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer sowie mögliche Mindestabnahmen oder Rabatte.

Häufige Fragen

Welches Werkzeug ist für kleine Teams ohne IT am schnellsten einsatzbereit?

Trello und monday.com starten mit Vorlagen in Stunden. Asana benötigt etwas Struktur, Jira und OpenProject mehr Konfiguration.

Sind die kostenlosen Tarife dauerhaft nutzbar?

Trello, Asana und Jira begrenzen den Gratis-Tarif auf 10 Nutzer. OpenProject Community ist unbegrenzt, verlangt aber eigenen Betrieb. monday.com bietet keinen dauerhaft kostenlosen Tarif.

Wo liegen die Daten und was bedeutet EU-Datenresidenz?

Standardmäßig speichern Atlassian und Asana in den USA. EU-Regionen sind meist hohen Tarifen vorbehalten. OpenProject lässt sich in Deutschland hosten.

Welche Werkzeuge decken Gantt und Abhängigkeiten ab?

Asana und monday.com bieten Zeitachsen in Einstiegstarifen, Abhängigkeiten erst später. Jira liefert Gantt mit Premium. Trello braucht Power-Ups, OpenProject kann Abhängigkeiten von Haus aus.

Wie viele Lizenzen braucht ein Team von acht Personen?

Bei monday.com gilt eine Mindestabnahme von drei Sitzen, bei OpenProject Cloud gelten Mindestabnahmen. Trello, Asana und Jira rechnen je aktivem Nutzer ab.