Kundenverwaltung Software: 5 Anbieter für kleine und mittlere Betriebe

Gehen Sie von Ihrem wichtigsten Engpass aus: Datenschutz, Warenwirtschaft, Vertrieb, Vertragsbindung oder Datenübernahme. Fünf Anbieter stehen zur Wahl: weclapp, CAS genesisWorld, HubSpot, Pipedrive und Zoho CRM. Die Einstiegspreise reichen von 14 Euro bis rund 50 Euro netto je Nutzer und Monat; kostenlose Einstiege nennen HubSpot und Zoho CRM.

Wenn Datenschutz den Ausschlag gibt

Wenn der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, verlangen Sie vor Vertragsschluss einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO. Im Regelfall ist eine Vereinbarung über weisungsgebundene Tätigkeit schriftlich oder elektronisch zu schließen. Die Hinweise des BayLDA erläutern diese Anforderung.

Prüfen Sie im Vertrag außerdem, ob Unterauftragnehmer, Serverstandort und Löschfristen benannt sind. Unterauftragnehmer darf der Anbieter nur mit vorheriger schriftlicher oder elektronischer Genehmigung einsetzen, wie das Kurzpapier der Datenschutzkonferenz beschreibt. Der Vergleich zu Datenschutzvorgaben ordnet weitere DSGVO-Fragen bei Kundenverwaltung ein.

Gehören offene Schnittstellen zu Ihren Muss-Kriterien, achten Sie auf dokumentierte REST-API, Webhooks sowie CSV-Import und -Export. Damit können Kundendaten später in andere Software übertragen oder Buchhaltung und E-Mail verbunden werden. Offene Schnittstellen und kurze Mindestlaufzeiten senken Wechselkosten; ein monatlich kündbarer Tarif kostet jedoch mehr als ein Jahresvertrag. Faustregel: AVV und Wechselwege zuerst klären.

Wenn Kundenverwaltung eng mit Warenwirtschaft verbunden ist

Wenn Sie Kundenverwaltung, Warenwirtschaft, Lager und Buchhaltung zusammenführen möchten, ist weclapp der Anbieter mit diesem Paketumfang. Das System sitzt in Frankfurt am Main und richtet sich an Betriebe, die diese Aufgaben gemeinsam führen wollen.

weclapp verbindet CRM mit Auftragsabwicklung, Lager und Buchhaltung; die Mindestlaufzeit hängt vom gewählten Tarif ab. Der Vergleich zum Schritt von Warenwirtschaft zu ERP hilft bei der Abgrenzung. Für Händler bietet auch der Vergleich für Hamburgs Handel einen passenden Blick auf Kundenverwaltung.

Reine CRM-Anbieter wie Pipedrive oder HubSpot decken Aufgaben aus Warenwirtschaft, Lager und Buchhaltung nur über Zusatzsysteme ab. weclapp verbindet diese Bereiche dagegen in einem System. Damit lässt sich der Anbieter vor allem dann einordnen, wenn nicht nur Kontakte, sondern auch Aufträge, Bestände und Buchhaltung zum gewünschten Paket gehören.

Faustregel: Wenn Warenwirtschaft, Lager und Buchhaltung gemeinsam gebraucht werden, prüfen Sie weclapp zuerst; wenn Kundenverwaltung allein genügt, vergleichen Sie die Schwerpunkte der übrigen Anbieter.

Wenn Vertrieb, Marketing oder Service im Mittelpunkt stehen

Wenn Vertrieb, Marketing oder Service wichtiger sind als Warenwirtschaft, wählen Sie anhand des jeweiligen Schwerpunkts. CAS genesisWorld richtet sich an mittelständische Vertriebs- und Serviceorganisationen, HubSpot an Marketing und Vertrieb, Pipedrive an Vertriebspipelines und Zoho CRM an Teams, die einen kostenlosen Einstieg suchen.

Alle Preise in den Anbieterangaben sind Nettopreise je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und beziehen sich auf den Stand der öffentlichen Preislisten. Die Tabelle zeigt außerdem, dass kostenlose Varianten bei HubSpot mit CRM-Einstieg und bei Zoho für bis zu drei Anwender genannt sind.

Die CAS Software AG aus Karlsruhe bedient mittelständische Vertriebs- und Serviceorganisationen. CAS genesisWorld ist als Cloud-Version oder auf eigenen Servern verfügbar. Schnittstellen zu Outlook, Microsoft 365 und DATEV sind vorhanden. Prüfen Sie, ob diese Bereitstellungsform und die genannten Verbindungen zu Ihrem Vertrieb oder Service passen.

HubSpot stammt aus Cambridge in Massachusetts und unterhält ein Büro in Berlin. Der CRM-Einstieg ist kostenlos, während Bezahlversionen im niedrigen zweistelligen Eurobereich starten. Marketing- und Vertriebsautomatisierung kosten in höheren Tarifen deutlich mehr. Beziehen Sie diese später möglichen Mehrkosten in die Auswahl ein.

Pipedrive wurde in Estland gegründet und hat seinen Sitz in Tallinn. Der Anbieter konzentriert sich auf die Vertriebspipeline. Bei jährlicher Zahlung nennt die öffentliche Preisliste Nettotarife von 14 Euro bis 99 Euro je Nutzer und Monat. Damit reicht die angegebene Preisspanne über die Einstiegspreise hinaus.

Die Zoho Corporation hat ihren Hauptsitz in Chennai, Indien, und betreibt Rechenzentren in der Europäischen Union. Kleine Teams können die kostenlose Edition mit bis zu drei Anwendern nutzen. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei etwa 14 Euro netto je Nutzer und Monat.

Ordnen Sie die Anbieter nicht nach einer pauschalen Rangliste, sondern nach dem Arbeitsfeld: CAS für Vertrieb und Service, HubSpot für Marketing und Vertrieb, Pipedrive für die Pipeline und Zoho für kleine Teams mit kostenlosem Einstieg. Faustregel: Entscheiden Sie nach dem Schwerpunkt, den Ihre Abläufe tatsächlich verlangen.

Wenn Vertragsbindung und Gesamtkosten zählen

Wenn der Nutzerpreis günstig wirkt, prüfen Sie zusätzlich Laufzeit, Kündigungsfrist und weitere Kosten. CRM-Anbieter rechnen meist jährlich ab und gewähren dafür einen Rabatt; monatliche Zahlung ist möglich, kostet aber einen Aufschlag. Üblich sind zwölf Monate bei jährlicher Zahlung.

Kündigungsfristen liegen häufig bei einem bis drei Monaten zum Laufzeitende. Die genauen Fristen stehen in der jeweiligen Preisliste; der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört als Anlage in den Vertrag. Ein Überblick zu CRM-Kosten im Mittelstand berücksichtigt auch Positionen, die in Angeboten oft offen bleiben.

Der Preis je Nutzer ist nur ein Teil der Rechnung. Einrichtung, Schnittstellen, Schulung und Zusatzmodule kommen hinzu, ebenso der Aufschlag bei monatlicher Zahlung. Rechnen Sie die Gesamtkosten für 24 Monate und vergleichen Sie die Anbieter auf dieser Basis, statt nur die Monatsbeträge gegenüberzustellen.

Ein günstiger Einstiegstarif ohne benötigte Schnittstelle kann teurer werden als ein größeres Paket, in dem Export, API und Support bereits enthalten sind. Faustregel: Entscheiden Sie nach vollständigen 24-Monats-Kosten und den tatsächlich benötigten Funktionen.

Wenn vorhandene Kundendaten übernommen werden müssen

Wenn Sie schon Kundendaten haben oder einen Anbieterwechsel erwarten, testen Sie den Export vor der Entscheidung. Ein Wechsel scheitert selten am Preis, sondern häufiger an Daten, die sich nicht sauber ausgeben lassen. Prüfen Sie im Testzugang, ob Kontakte, Aktivitäten und Angebote als CSV exportiert werden können.

Legen Sie vor dem Import fest, welche Felder Pflicht sind und wer Dubletten bereinigt. Importieren Sie zunächst eine kleine Auswahl, prüfen Sie die Feldzuordnung und übernehmen Sie erst danach den vollständigen Bestand. Die Vorbereitung eines CRM-Wechsels beschreibt den Datenexport; so bleiben Importfehler überschaubar und der Vertrieb startet mit sauberen Datensätzen.

Ohne getesteten CSV-Export bleibt ein Wechselrisiko unklar. Prüfen Sie deshalb zuerst Kontakte, Aktivitäten und Angebote, danach Feldzuordnung und Dubletten. Ein kleiner Testimport macht die Datenübernahme kontrollierbar, bevor der vollständige Bestand in die neue Kundenverwaltung gelangt. Faustregel: Erst Export und kleinen Import prüfen, dann den ganzen Datenbestand übertragen.

Wenn die Entscheidung im Test fallen soll

Wenn nach Datenschutz, Schwerpunkt, Kosten und Datenübernahme noch mehrere Anbieter infrage kommen, vergleichen Sie sie im Testzugang mit echten Daten. Notieren Sie zuvor Ihre Kernprozesse und Muss-Kriterien, damit der Test nicht beim bloßen Abhaken von Funktionen stehen bleibt.

Bei der Bewertung wird der Funktionsumfang häufig höher gewichtet als die Datenqualität, und ein Testzugang bleibt oft ohne echte Daten. Die Fehler bei der CRM-Auswahl zeigen, worauf Checkliste und Anwenderberichte hinweisen. Faustregel: Erst mit echten Daten testen, dann über Funktionen und Preise entscheiden.