Kundenverwaltung Software: 5 Anbieter für kleine und mittlere Betriebe

Das Wichtigste auf einen Blick

Fünf Anbieter für Kundenverwaltung kommen für kleine und mittlere Betriebe in Frage: weclapp, CAS genesisWorld, HubSpot, Pipedrive und Zoho CRM.
Die Einstiegspreise reichen von 14 Euro bis rund 50 Euro je Nutzer und Monat netto.
Alle fünf Anbieter bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO an.
Offene Schnittstellen und kurze Mindestlaufzeiten senken die Wechselkosten.
weclapp verbindet CRM mit Warenwirtschaft und Buchhaltung, die übrigen Anbieter setzen Schwerpunkte in Vertrieb, Marketing oder Service.

Was als Aufnahmekriterium gilt

Drei Punkte entscheiden über die Aufnahme in diese Liste. Zuerst der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht erklärt in seiner Dokumentation zur Auftragsverarbeitung, welche Pflichten Anbieter und Kunden dabei treffen.

Zweitens offene Schnittstellen. Eine dokumentierte REST-API, Webhooks und CSV-Import oder Export gehören dazu. Nur so lassen sich Kundendaten später in eine andere Software überführen oder mit Buchhaltung und E-Mail verbinden.

Drittens eine klare Mindestlaufzeit. Ein monatlich kündbarer Tarif kostet mehr als ein Jahresvertrag. Wer die Vertragslaufzeit kennt, kann die Gesamtkosten sauber vergleichen. Grundlagen zum Datenschutz bei der Auswahl stellt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit im Basiswissen zum Datenschutz bereit.

Die fünf Anbieter im Vergleich

Die Tabelle fasst Sitz, Zielgruppe, Funktionsumfang und Einstiegspreis zusammen. Alle Preise sind Nettopreise je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Stand der öffentlichen Preislisten. Der Bitkom beschreibt die Digitalisierung im Mittelstand als wachsenden Markt, in dem cloudbasierte Werkzeuge den Einstieg erleichtern.

weclapp

weclapp sitzt in Frankfurt am Main und richtet sich an Betriebe, die Kundenverwaltung und Warenwirtschaft in einem System führen wollen. Das Paket umfasst CRM, Auftragsabwicklung, Lager und Buchhaltung. Die Mindestlaufzeit richtet sich nach dem gewählten Tarif.

CAS genesisWorld

Die CAS Software AG aus Karlsruhe bedient mittelständische Vertriebs- und Serviceorganisationen. CAS genesisWorld läuft als Cloud-Version oder auf eigenen Servern. Schnittstellen zu Outlook, Microsoft 365 und DATEV sind vorhanden.

HubSpot

HubSpot stammt aus Cambridge in Massachusetts und unterhält ein Büro in Berlin. Der CRM-Einstieg ist kostenlos, die Bezahlversionen starten im niedrigen zweistelligen Eurobereich. Marketing- und Vertriebsautomatisierung kosten in höheren Tarifen deutlich mehr.

Pipedrive

Pipedrive wurde in Estland gegründet und hat seinen Sitz in Tallinn. Der Anbieter konzentriert sich auf die Vertriebspipeline. Die Preisliste von Pipedrive nennt Tarife von 14 Euro bis 99 Euro je Nutzer und Monat netto bei jährlicher Zahlung.

Zoho CRM

Die Zoho Corporation hat ihren Hauptsitz in Chennai, Indien, und betreibt Rechenzentren in der Europäischen Union. Kleine Teams nutzen die kostenlose Edition mit bis zu drei Anwendern. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei etwa 14 Euro je Nutzer und Monat netto.

Mindestlaufzeit und Vertragsbindung

CRM-Anbieter rechnen meist jährlich ab und gewähren dafür einen Rabatt. Monatliche Zahlung ist möglich, kostet aber einen Aufschlag. Übliche Kündigungsfristen liegen bei einem bis drei Monaten zum Laufzeitende. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört als Anlage in den Vertrag.

So prüfen Sie die Anbieter in fünf Schritten

Anbieter in fünf Schritten prüfen

Kernprozesse notierenAngebote, Kundenkontakte, Rechnungen, Wiedervorlagen.
Muss-Kriterien festlegenAVV, offene API, Export, Serverstandort, Laufzeit.
Testzugang anlegen, echte Daten importieren und zwei Wochen arbeiten.
AVV, Löschkonzept und Berechtigungen prüfen.
Gesamtkosten für 24 Monate rechnen, inklusive Einrichtung und Schulung.

Häufige Fragen

Was kostet Kundenverwaltung Software für kleine Betriebe?

Die Einstiegstarife liegen zwischen 14 Euro und rund 50 Euro je Nutzer und Monat netto. Kostenlose Pläne gibt es bei HubSpot und Zoho CRM, bei Zoho für bis zu drei Nutzer.

Welcher Anbieter eignet sich für Handel und Warenwirtschaft?

weclapp verbindet Kundenverwaltung mit Warenwirtschaft, Lager und Buchhaltung. Reine CRM-Anbieter wie Pipedrive oder HubSpot decken diese Aufgaben nur über Zusatzsysteme ab.

Bieten alle genannten Anbieter einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO?

Ja. Alle fünf Anbieter stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Prüfen Sie, ob Unterauftragnehmer, Serverstandort und Löschfristen darin benannt sind.

Wie lang ist die Mindestlaufzeit?

Üblich sind zwölf Monate bei jährlicher Zahlung. Monatlich kündbare Tarife kosten einen Aufschlag. Die genauen Fristen stehen in der jeweiligen Preisliste.