Projektplanung Tools Bewertung als Checkliste für die Auswahl

Das Wichtigste auf einen Blick

• Fünf Kriterien strukturieren die Bewertung: Terminplanung, Ressourcen, Berichte, Rechte und Datenschutz.
• Jedes Kriterium erhält eine Gewichtung von 1 bis 5 und eine Punktzahl von 0 bis 10.
• Pflichtangaben aus Artikel 28 DSGVO gehören in den Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Zwei Beispielrechnungen zeigen Gesamtpunktzahlen für unterschiedliche Nutzungsprofile.

Fünf Bewertungsfelder mit klarer Punkteskala

Projektbüros und IT-Verantwortliche brauchen ein Raster, das für jeden Anbieter gleich gilt. Ohne feste Gewichtung bestimmt die lauteste Abteilung die Entscheidung. Legen Sie die Gewichtung vor der Teststellung fest. Die Skala reicht von 0 (nicht erfüllt) bis 10 (voll erfüllt).

Kriterium	Zentrale Prüffrage
Terminplanung	Werden Abhängigkeiten, Puffer und mehrere Kalender abgebildet?
Ressourcen	Lassen sich Personen, Rollen und Auslastung planen?
Berichte	Gibt es Auswertungen zu Terminen, Aufwand und Verzug?
Rechte	Sind Rollen, Freigaben und Änderungsprotokolle steuerbar?
Datenschutz	Erfüllt der Anbieter die Pflichten nach Artikel 28 DSGVO?

Terminplanung: Prüfen Sie, ob Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen, Puffer und mehrere Kalender abbildbar sind. Ein Werkzeug, das nur Listen führt, verliert bei parallelen Vorhaben die Übersicht. Testen Sie mit echten Projektdaten, nicht mit Beispieldaten.

Ressourcen: Im Mittelpunkt steht die Kapazitätsplanung über Teams und Standorte hinweg. Fragen Sie nach Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie nach externen Dienstleistern. Fehlt die Auslastungsanzeige, entstehen Konflikte erst im Betrieb.

Berichte: Auswertungen müssen Termine, Aufwand und Verzug ohne manuelle Nacharbeit liefern. Prüfen Sie Exportformate, Aktualisierungszeiten und Filter nach Projekt und Zeitraum. Ein Bericht, der nur in einer Ansicht existiert, hilft dem Controlling nicht.

Rechte: Rollen und Leserechte trennen interne und externe Beteiligte. Achten Sie auf Freigabeprozesse und ein Änderungsprotokoll. In Konzernen kommt die Mandantentrennung hinzu. Sicherheitsanforderungen an Auswahl und Betrieb von Anwendungen beschreibt das BSI im BSI IT-Grundschutz.

Datenschutz: Der Anbieter muss die Pflichten nach Artikel 28 DSGVO erfüllen und die Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO dokumentieren. Fragen Sie nach Serverstandort, Verschlüsselung und Löschkonzept. Verlassen Sie sich nicht auf Werbeaussagen, sondern fordern Sie Nachweise.

Pflichtangaben im Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag muss nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO mindestens diese Angaben enthalten. Fehlt ein Punkt, ist die Vereinbarung angreifbar. Zusätzliche Dokumentationspflichten für Cloud- und CRM-Anbieter nennt das Dokument des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht zur Auftragsverarbeitung. Prüfen Sie jede Klausel gegen Ihre eigene Verarbeitungstätigkeit, nicht gegen die Anbieterbroschüre.

1. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung.
2. Kategorien betroffener Personen und Arten personenbezogener Daten.
3. Weisungsbindung sowie Pflichten und Rechte des Verantwortlichen.
4. Technische und organisatorische Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO.
5. Unterauftragsverarbeiter, Löschung nach Vertragsende, Kontrollrechte.

Teststellung in fünf Schritten

Eine Bewertung ohne echte Daten sagt wenig. Legen Sie vor dem Test die Gewichtung fest und dokumentieren Sie jede Abweichung. Die folgende Reihenfolge setzt Aufwand und Aussagekraft in ein Verhältnis.

1. Kriterien und Gewichtung schriftlich festlegen, bevor ein Anbieter präsentiert.
2. Testdaten aus einem abgeschlossenen Projekt einspielen, mit mindestens drei parallelen Vorgängen.
3. Zwei Wochen lang täglich mit dem Werkzeug arbeiten, danach eine Woche auswerten.
4. Punktzahlen je Kriterium getrennt von mindestens zwei Personen vergeben lassen.
5. Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und Unterauftragsverarbeiter prüfen lassen.

Bewerten Sie jedes Kriterium mit einer kurzen Begründung. Eine Punktzahl ohne Notiz ist später nicht nachvollziehbar. Bei Unsicherheit vergeben Sie den niedrigeren Wert und halten die offene Frage fest.

Zwei Beispielgewichtungen mit Gesamtpunktzahl

Die Gesamtpunktzahl ist die Summe aus Punktzahl mal Gewichtung über alle fünf Felder. Maximal erreichbar sind Summe der Gewichtungen mal 10. Rechnen Sie zusätzlich den Prozentwert, weil unterschiedliche Profile sonst nicht vergleichbar sind.

Beispiel 1, Bauprojekt mit festen Übergabeterminen: Gewichtung Terminplanung 5, Ressourcen 4, Berichte 3, Rechte 3, Datenschutz 5, Summe 20. Punkte des geprüften Tools: 8, 7, 6, 6, 9. Rechnung: 5 × 8 + 4 × 7 + 3 × 6 + 3 × 6 + 5 × 9 = 149 von 200 Punkten, also 74,5 Prozent.

Beispiel 2, IT-Team mit vielen parallelen Vorhaben: Gewichtung 3, 4, 5, 4, 3, Summe 19. Punkte: 9, 8, 9, 7, 6. Rechnung: 3 × 9 + 4 × 8 + 5 × 9 + 4 × 7 + 3 × 6 = 150 von 190 Punkten, also 78,9 Prozent.

Zu den Lizenzkosten: Atlassian veröffentlicht für Jira die Stufen Free, Standard, Premium und Enterprise, siehe Preisliste von Atlassian für Jira. Microsoft beschreibt Planner als Aufgaben- und Projektmanagement innerhalb von Microsoft 365, siehe Software für Aufgaben- und Projektmanagement von Microsoft. Beide Angaben stammen von den Anbietern selbst und ersetzen keine eigene Prüfung der Lizenzbedingungen.

Häufige Fragen

Wie viele Kriterien sollte die Checkliste umfassen?

Fünf Felder genügen. Mehr Felder verwässern die Gewichtung und verlängern die Teststellung.

Reicht der Standardvertrag des Anbieters für Artikel 28 DSGVO?

Nein. Der Standardvertrag ist eine Vorlage. Er muss die konkrete Verarbeitung abdecken, sonst fehlen Pflichtangaben.

Wie lange sollte eine Teststellung dauern?

Vier bis sechs Wochen mit echten Projektdaten. Kürzere Tests zeigen weder Auslastungskonflikte noch Berichtsqualität.

Welche Nachweise sollte der Anbieter vorlegen?

Zertifikate, Löschkonzept, Liste der Unterauftragsverarbeiter und ein ausgefülltes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.