Kundenverwaltung
Teil von Projektplanung Tools Bewertung als Ratgeber für Auswahl und Einführung
Projektplanung Tools: 4 Fehler bei Bewertung und Auswahl
Projektplanung Tools: Vier typische Fehler bei Bewertung und Auswahl, von Demo-Daten über Rechte bis Betriebskosten, mit Gegenmaßnahmen und Rechenbeispiel.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Demo-Daten prüfen die Oberfläche, nicht die eigene Arbeitsweise. Testphasen brauchen echte Vorgänge und messbare Kriterien.
- Rollen- und Rechtemodelle entscheiden über Datenschutz und Akzeptanz, werden aber oft erst nach dem Kauf geklärt.
- Schnittstellen zu Zeiterfassung und Lohn sind selten Standard und verursachen hohen Integrationsaufwand.
- Über fünf Jahre übersteigen die Betriebskosten die Lizenzkosten meist deutlich, weil Administration und Schulung hinzukommen.
Fehler 1: Der Test läuft nur mit Demo-Daten
Wer ein Werkzeug vier Wochen mit mitgelieferten Beispieldaten bedient, prüft die Bedienoberfläche und wenig mehr. Die Bruchstellen zeigen sich erst, wenn eigene Vorgänge mit Abhängigkeiten und Änderungswünschen abgebildet werden. Weil diese Prüfung oft fehlt, entsteht der Eindruck hoher Geschwindigkeit, ohne dass jemand weiß, ob das System den eigenen Freigabeprozess trägt.
Die Gegenmaßnahme ist ein Pilot mit echten Daten. Zwei abgeschlossene Projekte aus dem Vorjahr werden eingespielt, das Team arbeitet eine Woche damit, und vorab festgelegte Kriterien werden gemessen. Ein geeignetes Kriterium ist die Zeit bis zu einem belastbaren Statusbericht.
Anbieter wie Jira, OpenProject und Microsoft Project stellen Testzugänge bereit. Bei Jira unterscheiden sich Funktionsumfang und Preis deutlich zwischen den Tarifen Free, Standard, Premium und Enterprise, wie die Preisliste des Anbieters zeigt (Atlassian: Preisliste und Tarifvergleich für Jira).
Fehler 2: Rollen- und Rechtemodelle bleiben ungeprüft
Berechtigungen wirken wie eine Randnotiz, bis der Betriebsrat oder die Datenschutzbeauftragte Fragen stellt. Typische Lücken: Projektleitende sehen mitunter Budgets fremder Abteilungen, externe Dienstleister behalten Zugriff auf interne Kommentare.
Die Gegenmaßnahme ist eine Rechte-Matrix vor dem Piloten. Darin steht je Rolle, welche Felder sichtbar, änderbar und exportierbar sind. Diese Matrix wird im Test nachgestellt, mit einem Gastkonto und einem Konto ohne Projektleitung.
Wie eng die Rechteverwaltung an die umgebende Plattform gebunden ist, zeigt Microsoft Planner. Die Aufgabenlisten sind in Microsoft 365 eingebettet, der Zugriff folgt der zugehörigen Gruppe (Microsoft: Aufgaben- und Projektmanagement mit Planner).
Fehler 3: Schnittstellen zu Zeiterfassung und Lohn werden ignoriert
Projektstunden entstehen in der Planung, abgerechnet werden sie in der Zeiterfassung. Fehlt die Verbindung, pflegen Mitarbeitende dieselbe Stunde zweimal, und die Nachkalkulation weicht von der Planung ab. Besonders kritisch ist die Lohnseite, weil dort Meldewege und Formate vorgegeben sind.
Die Gegenmaßnahme: Schnittstellen vor der Entscheidung technisch prüfen, nicht nur nach Datenblättern. Zu klären sind Exportformate, Frequenz des Datenaustauschs und Verantwortlichkeiten bei Formatänderungen.
Für Meldungen an die Sozialversicherung beschreibt die Bundesagentur für Arbeit mit der HR-BA-XML-Schnittstelle ein standardisiertes Verfahren, das die eingesetzten Systeme unterstützen müssen (Bundesagentur für Arbeit: HR-BA-XML-Schnittstelle).
Fehler 4: Betriebskosten werden unterschätzt
Die Lizenz ist der sichtbare Teil. Hinzu kommen Administration, Updates, Schnittstellenpflege und Schulung neuer Mitarbeitender. Auch Migration von Altdaten sowie der Aufwand für Auswertungen und Berichte wachsen mit der Zahl der Nutzenden und der angebundenen Systeme. In Ausschreibungen sind diese Posten selten beziffert.
Die Gegenmaßnahme ist eine Fünf-Jahres-Rechnung mit allen Positionen, bevor der Vertrag unterschrieben wird. Normen helfen, Anforderungen prüfbar zu formulieren, weil sie Begriffe und Verfahren vereinheitlichen. Wie Normen angewendet werden, erläutert das Deutsche Institut für Normung (DIN: Wie Normen angewendet werden).
Rechenbeispiel: Betriebskosten über fünf Jahre
Beispielrechnung mit angenommenen Werten für 40 Nutzende, alle Beträge netto zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer:
Betriebskosten über fünf Jahre
| Position | Annahme | Kosten über fünf Jahre |
|---|---|---|
| Lizenzen | 40 Nutzende, 12 Euro je Nutzer und Monat | 28.800 Euro |
| Administration | 0,2 Vollzeitstellen, 70.000 Euro Jahresgehalt | 70.000 Euro |
| Schulung | zwei Wellen, je 4.000 Euro | 8.000 Euro |
| Migration und Schnittstellen | einmalig | 12.000 Euro |
| Summe | 118.800 Euro |
Die Lizenzen machen damit rund ein Viertel der Gesamtkosten aus. Wer nur die Preisliste liest, unterschätzt den Aufwand um ein Mehrfaches.
Häufige Fragen
Reicht eine kostenlose Testversion für die Bewertung?
Nur als Vortest. Vierzehn oder dreißig Tage genügen für Bedienung und Datenimport, nicht für die Prüfung von Rechten, Schnittstellen und Auswertungen. Planen Sie den Piloten mit echten Daten.
Was gehört in eine Rechte-Matrix?
Je Rolle die Sichtbarkeit von Budgets, Personaldaten und Kommentaren, dazu Änderungs- und Exportrechte. Ergänzt werden Regeln für Gastkonten, externe Dienstleister und das Ausscheiden von Mitarbeitenden.
Warum ist die Schnittstelle zur Lohnabrechnung so aufwendig?
Weil Formate, Meldefristen und Prüfläufe vorgegeben sind. Änderungen an Meldewegen müssen die Systeme zeitnah abbilden, sonst entstehen Fehlmeldungen, die von Hand korrigiert werden müssen.
Wie viele Anbieter sollte man vergleichen?
Drei bis vier reichen, sofern alle am selben Kriterienkatalog gemessen werden. Mehr Anbieter erhöhen den Aufwand, ohne die Entscheidung belastbarer zu machen.
