Projektplanung Tools Bewertung als Ratgeber für Auswahl und Einführung

Das Wichtigste auf einen Blick

Fünf Bewertungskriterien für Projektplanungstools

Eine Bewertung von Projektplanungstools beginnt beim eigenen Ablauf, nicht beim Anbieter. Notieren Sie, welche Aufgaben heute in Tabellen, E-Mails und Besprechungen liegen. Erst danach vergleichen Sie Funktionen. Diese Reihenfolge verhindert, dass ein Werkzeug den Prozess diktiert.

Kriterium eins ist die Terminplanung. Das Werkzeug muss Abhängigkeiten, Vorlaufzeiten und Verschiebungen abbilden. Wer wenige Vorgänge steuert, kommt mit Kanban-Listen aus. Wer hunderte Vorgänge koordiniert, braucht Netzplan, Kapazitätsabgleich und gespeicherte Planstände.

Kriterium zwei sind die Ressourcen. Sie brauchen Auslastung je Person und Woche, nicht nur Zuweisungen. Prüfen Sie im Test, ob Teilzeit, Urlaub und Feiertage eingerechnet werden. Ohne diesen Bezug bleibt jede Auswertung eine Schätzung.

Kriterium drei sind Rollen und Rechte. In deutschen Häusern trennen viele Unternehmen Projektleitung, Fachbereich und Mitbestimmung. Das Werkzeug muss Rechte je Arbeitsbereich, Projekt und Aufgabe vergeben. Ein zweites Rechtekonzept neben dem Werkzeug ist ein Ausschlussgrund.

Kriterium vier sind die Schnittstellen. Prüfen Sie REST-API, Webhooks, CSV-Import und die Anbindung an die Identitätsverwaltung über SAML oder LDAP. Ohne Single Sign-on entsteht ein zweiter Zugang, den niemand pflegen will. Auch Kundenverwaltung und Buchhaltung brauchen einen klaren Datenweg.

Kriterium fünf ist der Datenschutz. Prüfen Sie die DSGVO, insbesondere Art. 28 DSGVO zum Auftragsverarbeitungsvertrag, und klären Sie Serverstandort und Löschfristen, bevor Sie testen. Bei offenen Fragen wenden Sie sich an die zuständige Landesdatenschutzbehörde. Der BSI IT-Grundschutz beschreibt Sicherheitsanforderungen an Anwendungen und Rechenzentren und taugt als Prüfraster. Fehlt eine Antwort schriftlich, endet die Bewertung an dieser Stelle.

Öffentliche Auftraggeber prüfen zusätzlich Vergabevorgaben und die Datenhaltung in der EU. Klären Sie das vor der Ausschreibung, nicht im laufenden Verfahren. Ein K.o.-Kriterium bleibt die Mitbestimmung. Erfasst das Werkzeug Leistung oder Verhalten einzelner Personen, brauchen Sie eine Betriebsvereinbarung.

Legen Sie vor dem Vergleich eine Bewertungsmatrix an. Jedes Kriterium erhält ein Gewicht, jede Antwort eine Punktzahl. Diese Matrix entscheidet, nicht der lauteste Fürsprecher im Haus.

Beispiel für eine Bewertungsmatrix

Das folgende Muster zeigt eine beispielhafte Bewertung eines Testwerkzeugs, keine Produktbewertung. Gewichten Sie jedes Kriterium von eins bis fünf nach seiner Bedeutung und vergeben Sie für die Testergebnisse Punkte von eins bis fünf. Der Wert je Zeile ergibt sich aus Gewicht mal Punktzahl.

Werkzeuge im Vergleich: Jira, Asana, Microsoft Project, OpenProject, Trello und monday.com

Sechs Werkzeuge decken den deutschen Markt weitgehend ab. Sie unterscheiden sich in Sitz des Anbieters, Lizenzmodell und Tiefe der Terminplanung. Die folgenden Absätze ordnen sie nach diesen drei Merkmalen.

Jira von Atlassian mit Sitz in Sydney, Australien, ist ein Cloud-Abo mit Staffelpreisen je Nutzer. Der Umfang reicht von Kanban-Boards bis zu Abhängigkeiten in den höheren Tarifen. Die Preisliste von Atlassian für Jira nennt Staffeln nach Nutzerzahl, Tarif und Zahlungsrhythmus.

Asana Inc. aus San Francisco, USA, verkauft ausschließlich Cloud-Abos. Die Tarife heißen Personal, Starter, Advanced und Enterprise. Die Asana-Preise grenzen Automatisierungen, Berichte und Support nach Tarif ab.

Trello gehört ebenfalls zu Atlassian und arbeitet mit Karten und Listen. Das Modell passt für kleine Teams und kurze Vorläufe. Kanban-Boards ersetzen keinen Terminplan mit Abhängigkeiten. Die Tarifübersicht von Trello zeigt, welche Funktionen welcher Tarif enthält.

Microsoft Project aus Redmond, USA, bleibt die Referenz für klassische Terminpläne. Es gibt Abos wie Project Plan 1 und Plan 3. Microsoft Planner in Microsoft 365 deckt dagegen einfache Aufgabenlisten ab und ist in vielen Lizenzen bereits enthalten.

OpenProject hat seinen Sitz in Berlin und ist als Open Source verfügbar. Die Community Edition ist kostenlos. Die Enterprise Edition bringt Support, Zusatzfunktionen und rechtliche Zusicherungen. Für Behörden ist der eigene Betrieb oft die einzige zulässige Variante.

monday.com Ltd. sitzt in Tel Aviv, Israel, und verkauft Cloud-Abos nach Sitzplätzen. Die Tarife Basic, Standard, Pro und Enterprise staffeln Automatisierungen, Dashboards und Support. Achten Sie auf Mindestabnahmen und Staffelgrenzen.

Zwei Fragen entscheiden über das Lizenzmodell: Betrieb in der Cloud oder auf eigener Hardware sowie Abo oder Dauerlizenz. Open Source senkt Lizenzkosten und erhöht den Betriebsaufwand. Ohne eigenen Administrator bleibt ein Cloud-Abo die wirtschaftlichere Wahl.

Preise in Euro je Nutzer und Monat netto

Alle Beträge sind Richtwerte aus den öffentlichen Preislisten der Anbieter. Ein einheitlicher Preisstand ist nicht ausgewiesen. Sie gelten netto, ohne Umsatzsteuer, bei jährlicher Zahlung. Monatliche Zahlung kostet in der Regel mehr. Prüfen Sie vor dem Angebot die aktuelle Liste.

Rechenbeispiel: 40 Nutzer über drei Jahre

Diese Beispielrechnung nennt nur Lizenzkosten, netto, ohne Einführung und Betrieb. Jira Standard: 8 Euro je Nutzer und Monat, 40 Nutzer, 36 Monate, ergibt rund 11.520 Euro. Asana Advanced: 25 Euro, 40 Nutzer, 36 Monate, ergibt rund 36.000 Euro. OpenProject Community: keine Lizenzkosten, dafür eigener Server.

Die Einführung kostet häufig mehr als die Lizenz. Planen Sie Migration, Schnittstellen, Schulung und Projektbegleitung ein. Kalkulieren Sie vorsichtig mit dem Ein- bis Dreifachen der Jahreslizenz.

Nebenkosten entstehen durch Schulungstage, Testinstanzen, Supportpakete und zusätzliche Auswertungen. Fordern Sie Preise für drei Jahre an, nicht nur für das erste Jahr. Rabatte gelten meist nur bei mehrjähriger Laufzeit.

Schnittstellen und Datenmodell vor dem Test klären

Jedes Projektplanungstool bringt ein eigenes Datenmodell mit. Ob Vorgänge, Aufgaben, Projekte oder Arbeitsbereiche die oberste Ebene bilden, entscheidet über Auswertungen und Rechte. Prüfen Sie das Modell vor dem ersten Import.

Planen Sie Schnittstellen in beide Richtungen. Aus der Kundenverwaltung kommen Kunden und Auftragsnummern, aus der Buchhaltung Stundensätze, aus der Zeiterfassung Ist-Zeiten. Ohne eindeutige Schlüssel doppeln sich Datensätze.

Prüfen Sie, ob Projektnummern systemübergreifend eindeutig sind. Sonst entstehen doppelte Vorgänge, und die Auslastung stimmt in keiner Auswertung mehr.

Fragen Sie nach der Datenhoheit. Wer exportiert, wie vollständig, in welchem Format und zu welchem Preis? Ein vollständiger Export in CSV oder JSON gehört in den Vertrag.

Rechnen Sie die Erstbefüllung mit. Ein Datenmodell mit zehn Feldern, Rollen und Filterregeln braucht Abstimmung. Zwei Workshops sind realistisch, ein halber Tag nicht.

Prüfen Sie die Leistungsgrenzen. Ab wie vielen Vorgängen und Nutzern wird das System langsam? Lassen Sie sich Messwerte zeigen, keine Zusagen.

Verknüpfen Sie das Werkzeug nur mit den Auswertungen, die Sie wirklich brauchen. Auslastung je Team, Budgetverbrauch je Projekt, Termintreue je Kunde. Alles andere bleibt Zierde.

Teststellung und Bewertung: vier Wochen mit festem Schema

Eine Teststellung ist keine Produktdemo. Legen Sie vorher fest, welche Kriterien Sie messen und wer die Bewertung unterschreibt. Vier Wochen reichen für eine belastbare Entscheidung.

Bewerten Sie mit Gewichten, nicht mit Bauchgefühl. Terminplanung und Datenschutz wiegen in regulierten Branchen schwerer als die Oberfläche. Vergeben Sie Punkte von eins bis fünf und multiplizieren Sie sie mit dem Gewicht je Kriterium.

Testen Sie mit echten Daten in einer abgeschlossenen Umgebung. Kopieren Sie keine personenbezogenen Daten ohne Vertrag in eine Testinstanz. Löschen Sie die Instanz nach dem Test nachweisbar.

Fragen Sie nach Referenzen aus vergleichbaren Häusern. Eine Referenz aus der eigenen Branche und Größenklasse sagt mehr als jede Funktionsliste. Lassen Sie sich zwei Ansprechpartner nennen.

Prüfen Sie die Exportfähigkeit. Bekommen Sie Ihre Daten nicht vollständig und maschinenlesbar heraus, bindet Sie der Anbieter dauerhaft. Export ist ein Bewertungskriterium, kein Nebenthema.

Kalkulieren Sie den Betrieb mit. Rechnen Sie Administratorstunden, Schulungstage und Supportvertrag ein. Ein Werkzeug ohne internen Administrator scheitert im zweiten Jahr.

Normen als Prüfraster: DIN 69901, GPM und BSI IT-Grundschutz

Normen liefern das Vokabular für Lastenheft und Bewertungsbogen. Ohne gemeinsame Begriffe streiten Fachbereich und Anbieter über dasselbe Wort mit zwei Bedeutungen. Das DIN beschreibt in seinem Überblick, wie DIN-Normen entstehen und wer sie erarbeitet.

DIN 69901 beschreibt Begriffe, Prozesse, Methoden und Daten im Projektmanagement. Die Reihe besteht aus fünf Teilen und richtet sich an Auftraggeber wie Auftragnehmer. Sie eignet sich als Gliederung für das Lastenheft, nicht als Funktionskatalog.

Das GPM, die Gesellschaft für Projektmanagement mit Sitz in München, vertritt die Praxis im deutschsprachigen Raum. Zertifizierungen und Fachgruppen greifen dieselben Begriffe auf. Prüfen Sie, ob Ihr Werkzeug diese Begriffe abbildet, bevor Sie Schulungen buchen.

Für den Betrieb nennt der BSI IT-Grundschutz Sicherheitsanforderungen an Anwendungen, Rechenzentren und Dienstleister. Die Bausteine fragen Protokollierung, Berechtigungen und Wiederherstellung ab. Nehmen Sie diese Punkte in die Ausschreibung auf.

Einführung in fünf Schritten

Die Einführung folgt einem festen Ablauf. Jeder Schritt endet mit einem schriftlichen Ergebnis. Ohne dieses Ergebnis startet der nächste Schritt nicht.

Schritt 1: Halten Sie Soll-Prozesse, Muss-Anforderungen, Verantwortliche und Abnahmekriterien schriftlich fest.

Schritt 2: Verhandeln Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisstaffel getrennt. Die Kündigungsfrist ist wichtiger als der Rabatt im ersten Jahr. Lassen Sie sich Preisgarantien für zwei Jahre zusichern.

Schritt 3: Planen Sie die Migration der Altdaten als eigenes Arbeitspaket. Aufgabenlisten, Anhänge und Kommentare kosten mehr Zeit als erwartet. Ohne Datenübernahme verliert das Werkzeug nach dem Start an Akzeptanz.

Schritt 4: Benennen Sie einen Administrator und eine Vertretung. Fehlt eine klare Zuständigkeit, verliert die Struktur nach dem zweiten Quartal ihre Ordnung.

Schritt 5: Schulen Sie die Anwender und begleiten Sie den Start. Prüfen Sie anschließend, ob die vereinbarten Abnahmekriterien erfüllt sind.

Betrieb nach dem Start: Rollen, Kosten, Kontrolle

Nach dem Start entscheidet der Betrieb über den Nutzen. Rechnen Sie mit Administratoraufwand, Supportvertrag und Schulungsbedarf. Diese Posten stehen selten in der ersten Kalkulation.

Prüfen Sie die aktiven Nutzer je Monat. Eine Lizenz ohne Nutzung kostet doppelt: einmal in Euro, einmal in Akzeptanz. Reduzieren Sie Lizenzen bei der nächsten Verlängerung.

Halten Sie Rollen und Rechte halbjährlich nach. Personen wechseln Projekte, Rechte bleiben. Ein veraltetes Rechtekonzept ist ein Sicherheitsrisiko und ein Prüfungsbefund.

Legen Sie fest, wer Auswertungen sieht. Auslastungsdaten je Person berühren die Mitbestimmung. Klären Sie mit dem Betriebsrat, welche Werte aggregiert und welche personenbezogen verarbeitet werden.

Messen Sie nach neunzig Tagen aktive Nutzer, Termintreue und Nacharbeit. Fällt eine Kennzahl schlecht aus, korrigieren Sie zuerst Prozess und Konfiguration. Erst danach stellen Sie das Werkzeug infrage.

Häufige Fragen

Welches Projektplanungstool passt für ein Team mit zehn Personen?

Für zehn Personen reichen Trello, Asana Starter oder Microsoft Planner. Achten Sie auch im kleinen Team auf Export und Rechte. Wachsen Sie über dreißig Personen, brauchen Sie einen Terminplan mit Abhängigkeiten.

Was kostet die Einführung zusätzlich zur Lizenz?

Kalkulieren Sie mit dem Ein- bis Dreifachen der Jahreslizenz. Darin stecken Migration, Schnittstellen, Schulung und Projektbegleitung. Die interne Arbeitszeit ist der größte Posten.

Ist OpenProject eine Alternative zu Jira?

Ja, wenn Datenhoheit und eigener Betrieb wichtiger sind als ein großer Marktplatz an Erweiterungen. Die Community Edition ist kostenlos, Support kostet Geld. Jira punktet mit Ökosystem und Cloud-Betrieb.

Was bedeutet DIN 69901 für die Auswahl?

DIN 69901 liefert Begriffe und Struktur für Lastenheft und Bewertungsbogen. Die Norm schreibt keine Software vor. Grundbegriffe zu Normen und Standards fasst das DIN in seinem Basiswissen zu Normen und Standards zusammen.

Wie prüfe ich den Datenschutz vor dem Kauf?

Fragen Sie nach Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort, Löschkonzept und Unterauftragnehmern. Beim eigenen Betrieb prüfen Sie zusätzlich die Absicherung des Servers und die Protokollierung. Fehlt eine Zusage schriftlich, lassen Sie den Anbieter fallen.