Datenauswertung Programme prüfen: 7 Fragen an den Anbieter

Das Wichtigste auf einen Blick

Sieben Fragen decken Datenquellen, Lizenzmodell, Betriebsform, Rechte, Export, Support und Löschkonzept ab.
Verlangen Sie jede Antwort schriftlich, nicht nur als Vorführung im Webinar.
Rechnen Sie Lizenzkosten in Euro je Nutzer und Monat netto, mit Umrechnungskurs und Mindestlaufzeit.
Prüfen Sie Export, Rechte und Löschfristen, bevor Sie Produktivdaten hochladen.
Vergleichen Sie mindestens drei Anbieter, etwa Power BI, Qlik Sense und Metabase.

Die sieben Prüffragen im Anbietergespräch

Wer Datenauswertung Programme vergleicht, braucht einen festen Fragenkatalog statt loser Eindrücke. Senden Sie die sieben Fragen vorab per E-Mail und wiederholen Sie sie in der Ausschreibung. Bewerten Sie jede Antwort mit einer Punktzahl von eins bis fünf, bleibt der Vergleich nachvollziehbar.

Sieben Prüffragen im Anbietergespräch

Datenquellen und Konnektoren
Lizenzmodell und Preise
BetriebsformCloud oder lokal
Rechte und Rollen
Exportmöglichkeiten
Support und Service
Löschkonzept und Fristen

1. Welche Datenquellen bindet das Werkzeug an?

Erwartete Antwort: native Konnektoren für Ihre Quellen, etwa SAP, SQL-Datenbanken, CSV-Dateien und REST-Schnittstellen. Fragen Sie nach inkrementellem Laden, nach dem Aktualisierungstakt und nach einem Gateway für lokale Systeme. Power BI, Qlik Sense und Metabase bringen solche Konnektoren mit.

2. Wie ist das Lizenzmodell aufgebaut?

Erwartete Antwort: ein Preis je Nutzer und Monat, getrennt nach Rollen wie Betrachter und Autor. Lassen Sie Mindestlaufzeit, Staffelpreise und Nachkaufregeln schriftlich nennen. Achten Sie auf versteckte Kosten für Speicher, Aktualisierungen und Schulungen. Power BI Pro liegt bei 14,00 US-Dollar Listenpreis je Nutzer und Monat, Qlik Sense rechnet über Token oder Kapazität ab.

3. In welcher Betriebsform läuft die Software?

Erwartete Antwort: Cloud mit Rechenzentren in der EU, On-Premises oder beides. Verlangen Sie Angaben zu Standort, Subunternehmern und zugesicherten Ausfallzeiten. Fragen Sie außerdem, ob ein Wechsel zwischen Cloud und lokal möglich ist. Als Referenz für Sicherheitsanforderungen an Auswahl und Betrieb dient der IT-Grundschutz des BSI.

4. Wie werden Rechte und Zugriffe gesteuert?

Erwartete Antwort: Rollen, Zeilenberechtigungen bis auf Mandantenebene, Anbindung an Single Sign-on und Protokollierung der Abfragen. Ohne Zeilenrechte sieht jeder Nutzer alle Kennzahlen, was in Controlling und Personalwesen selten gewollt ist.

5. Wie kommen die Daten wieder heraus?

Erwartete Antwort: Export in offene Formate wie CSV und Parquet, dokumentierte Schnittstellen und keine Sperren gegen einen späteren Werkzeugwechsel. Fragen Sie, ob Berichte und Berechnungen mitwandern oder neu gebaut werden müssen. Ein werkzeugneutrales Format senkt das Risiko einer Abhängigkeit vom Anbieter.

6. Welchen Support gibt es?

Erwartete Antwort: Servicezeiten, Reaktionszeiten je Störungsklasse, deutschsprachige Ansprechpartner und ein benannter Eskalationsweg. Lassen Sie sich zusätzlich Schulungsangebote und den Preis für erweiterten Support nennen.

7. Wie ist das Löschkonzept?

Erwartete Antwort: Löschfristen nach Vertragsende, geregelte Backups, Auftragsverarbeitungsvertrag und Nachweise über durchgeführte Prüfungen. Der Bitkom ordnet Sicherheitsfragen für Unternehmen unter seinem Thema Sicherheit ein. Mündliche Zusagen reichen nicht, verlangen Sie die Regelung im Vertrag.

Preise und Lizenzmodelle im Vergleich

Lizenzlogik

Microsoft Power BI: Abo je Nutzer, Premium je Nutzer oder Kapazität
Qlik Sense: Token je Rolle oder Kapazitätsvertrag
Metabase: Open Source im Selbstbetrieb oder Cloud je Instanz

Orientierung je Nutzer und Monat netto

Microsoft Power BI: 14,00 US-Dollar Listenpreis, umgerechnet rund 13,00 Euro
Qlik Sense: Preis auf Anfrage, meist Jahresvertrag
Metabase: 0,00 Euro beim Selbstbetrieb, Cloud nicht je Nutzer

Beispielrechnung: 50 Nutzer mit Power BI Pro kosten 50 mal 13,00 Euro, also 650,00 Euro netto je Monat und 7.800,00 Euro netto je Jahr. Bei Qlik Sense hängt der Betrag von der Zahl der gebuchten Analyzer-Token ab. Vorsicht bei Kapazitätsmodellen: Sie klingen günstig, sobald viele Nutzer nur lesen, binden aber eine jährliche Abnahme.

Lizenzmodelle und Preise im Vergleich

Microsoft Power BI

Lizenzlogik: Abo je Nutzer
Preis je Nutzer und Monat netto: 14,00 US-Dollar Listenpreis, ca. 13,00 Euro
Beispiel 50 Nutzer: 650,00 Euro netto je Monat

Qlik Sense

Lizenzlogik: Token oder Kapazität
Preis je Nutzer und Monat netto: Preis auf Anfrage, meist Jahresvertrag
Beispiel 50 Nutzer: abhängig von Analyzer-Token

Metabase

Lizenzlogik: Open Source oder Cloud je Instanz
Preis je Nutzer und Monat netto: 0,00 Euro beim Selbstbetrieb
Beispiel 50 Nutzer: nicht je Nutzer abgerechnet

So führen Sie das Anbietergespräch

Senden Sie den Fragenkatalog vorab zu und nennen Sie eine Frist.
Verlangen Sie die Antworten im gleichen Format, damit sie vergleichbar bleiben.
Rechnen Sie drei Jahre Gesamtkosten in Euro je Nutzer und Monat netto.
Prüfen Sie Rechte, Export und Löschkonzept entlang des IT-Grundschutz-Kompendiums.
Fordern Sie einen Testzugang mit Ihren eigenen Daten.

Wer die Antworten sammelt, erkennt Unterschiede schnell. Ein Anbieter, der beim Export oder beim Löschkonzept ausweicht, fällt im Vergleich nach hinten.

Häufige Fragen

Was kostet Power BI Pro in Euro je Nutzer und Monat?

Der Listenpreis liegt bei 14,00 US-Dollar. Bei einem Umrechnungskurs von 1,08 sind das rund 13,00 Euro netto je Nutzer und Monat, zuzüglich Premium-Kapazität bei Bedarf.

Reicht Metabase für kleine Teams?

Für überschaubare Datenmengen oft ja, besonders im Selbstbetrieb. Die Cloud-Variante wird je Instanz abgerechnet, nicht je Nutzer.

Woran erkennt man ein gutes Löschkonzept?

An schriftlichen Fristen, einem Auftragsverarbeitungsvertrag und Nachweisen über gelöschte Backups. Lassen Sie sich das im Vertrag zusichern.

Muss man bei Qlik Sense Nutzerzahlen vorab festlegen?

Bei Kapazitätsverträgen ja, Token werden für einen Zeitraum gebucht. Kleine Teams starten meist mit wenigen Analyzer-Rollen.

Wie viele Anbieter sollte man vergleichen?

Drei genügen in der Regel, etwa Power BI, Qlik Sense und Metabase aus unterschiedlichen Preisklassen.