Warenwirtschaft Software Vergleich: Welche vier Entscheidungen wirklich zählen?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Vier Entscheidungen tragen den Vergleich: Branchentiefe, Lagerführung, Schnittstellen zu Buchhaltung und Kassensystem, Betriebsmodell.
• Die Zielgröße trennt die Systeme: SAP Business One und Sage 100 bedienen den unteren Mittelstand, Dynamics 365 Business Central und abas den Kern, proALPHA und Infor größere Fertigungsbetriebe.
• Öffentliche Listenpreise sind die Ausnahme. Microsoft nennt für Business Central rund 70 Euro netto je Nutzer und Monat in der Essentials-Stufe.
• Wer die vier Entscheidungen vorher schriftlich festhält, bewertet jedes Angebot nach denselben Kriterien.

Vier Entscheidungen statt langer Featurelisten

Anbieter veröffentlichen Funktionslisten mit hunderten Einträgen. Auswahlteams verlieren darin Zeit und vergleichen am Ende Angebote statt Anforderungen. Wer zuerst vier Entscheidungen trifft, verkürzt den Auswahlprozess und macht Angebote vergleichbar.

Die vier Entscheidungen lauten Branchentiefe, Lagerführung, Schnittstellen zu Buchhaltung und Kassensystem sowie Betriebsmodell. Jede lässt sich mit eigenen Prozessen belegen statt mit Marketingsprache. Der DIHK bündelt auf seiner Themenseite Innovation Positionen und Hinweise zu Innovations- und Digitalisierungsfragen im Betrieb.

Zuständig sind Geschäftsführung und IT gemeinsam. Die Geschäftsführung entscheidet über Branchentiefe und Betriebsmodell, weil beide Kosten und Risiken bestimmen. Die IT prüft Lagerführung und Schnittstellen, weil dort Datenqualität entsteht.

Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest, mit Datum und Verantwortlichen. Ein Bewertungsraster mit vier Zeilen genügt. Später belegt es, warum ein Angebot ausgeschlossen wurde.

Entscheidung 1: Branchentiefe

Branchentiefe heißt, dass das System die Fachprozesse Ihrer Branche kennt. Ein Handelsbetrieb braucht Marktplätze, Preislisten und Verpackungseinheiten. Ein Fertigungsbetrieb braucht Stücklisten, Arbeitspläne und Variantenkonfiguration.

Wer nur Handelsfunktionen benötigt, zahlt bei einem Fertigungssystem für Module, die nie genutzt werden. Umgekehrt fehlen reinen Handelslösungen häufig Stücklisten und Arbeitspläne. Prüfen Sie die Branchentiefe an drei Belegen aus dem eigenen Alltag: Stückliste, Variantenartikel, Rückverfolgbarkeit.

System	Typische Zielgröße	Preis je Nutzer und Monat netto
SAP Business One	Handel und Fertigung, etwa 10 bis 200 Nutzer	kein öffentlicher Listenpreis, Angebot über SAP-Partner
Microsoft Dynamics 365 Business Central	kleine und mittlere Unternehmen, etwa 5 bis 200 Nutzer	rund 70 Euro in der Essentials-Stufe, rund 92 Euro in der Premium-Stufe
proALPHA	variantenreiche Fertigung, etwa 20 bis 500 Nutzer	kein öffentlicher Listenpreis, Projektangebot
Sage 100	Handel und Dienstleistung, etwa 5 bis 150 Nutzer	kein öffentlicher Listenpreis, Partnervertrieb
Infor	Fertigung und Distribution, ab etwa 100 Nutzern	kein öffentlicher Listenpreis, Cloud-Abonnement
abas	mittelständische Fertigung, etwa 20 bis 200 Nutzer	kein öffentlicher Listenpreis, Projektangebot

Die Tabelle zeigt zugleich die Grenze des Preisvergleichs. Vier der sechs Systeme werden über Partner verkauft, der Preis entsteht im Projekt. Verlangen Sie Angebote mit Nutzerzahl, Modulen, Laufzeit und Nettoangabe, sonst vergleichen Sie unterschiedliche Leistungen.

Testen Sie die Branchentiefe mit eigenen Daten, nicht mit Demodaten. Lassen Sie einen typischen Auftrag, eine Retoure und eine Gutschrift durchspielen. Demodaten zeigen, wie ein System gedacht ist, eigene Daten zeigen, wo es an Grenzen stößt.

Entscheidung 2: Lagerführung

Lagerführung entscheidet über Bestandsgenauigkeit und Rückverfolgbarkeit. Klären Sie vor dem Anbietervergleich, welche Lagerstruktur Ihr Betrieb wirklich hat.

Die Begriffe unterscheiden sich je Anbieter. Business Central arbeitet mit Standorten und Lagerplätzen, SAP Business One mit Lagern und Lagerplätzen. Bei proALPHA, Sage 100, Infor und abas hängt die Lagerplatzverwaltung von der gebuchten Ausbaustufe ab. Fragen Sie im Angebot ausdrücklich nach, was im Grundpaket enthalten ist.

Zur Lagerführung gehört die Inventur. Das Handelsgesetzbuch verlangt ein Inventar zum Ende des Geschäftsjahres, die Software sollte Stichtagsinventur und permanente Inventur abbilden. Prüfen Sie zusätzlich, wie Korrekturbuchungen protokolliert werden.

Für die Rückverfolgbarkeit zählt nicht nur, ob Chargen erfasst werden. Entscheidend ist, wie viele Arbeitsschritte dafür nötig sind und ob die Erfassung an der Ware oder am Bildschirm stattfindet.

Entscheidung 3: Schnittstellen zu Buchhaltung und Kassensystem

Kaufleute sind nach dem Handelsgesetzbuch zur Buchführung verpflichtet. Die Warenwirtschaft liefert dafür Belege, Erlöse und Bestandsveränderungen. Ohne saubere Übergabe entsteht Handarbeit in der Buchhaltung.

Für die Finanzbuchhaltung gibt es zwei Wege. Der Export der Buchungsdaten an eine externe Kanzlei- oder Fibusoftware ist der häufigere Weg, der DATEV-Export ist dabei der Standardfall. Alternativ bringt das ERP-System eine eigene Finanzbuchhaltung mit. Klären Sie Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Belegnummernkreise vor der Zusage.

Am Kassensystem hängt die zweite Schnittstelle. Kassen müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung arbeiten und ihre Umsätze an die Warenwirtschaft übergeben. Läuft der Abgleich nur in eine Richtung, zählen zwei Systeme denselben Bestand unterschiedlich.

Prüfschritte für Schnittstellen:

1. Datenrichtung festlegen: Kasse zur Warenwirtschaft, Warenwirtschaft zur Buchhaltung oder in beide Richtungen.
2. Takt bestimmen: Echtzeit, stündlich oder als Tagesabschluss.
3. Fehlerfall regeln: Wer prüft Differenzen, wer korrigiert sie, wie werden sie protokolliert?
4. Testlauf mit Echtdaten aus einem abgeschlossenen Monat durchführen.

Entscheidung 4: Betriebsmodell

Das Betriebsmodell legt fest, wo die Daten liegen und wer die Systeme betreibt. Zur Wahl stehen lokale Installation, Cloud und Mischformen. Diese Entscheidung wirkt länger als jede Funktionsfrage.

Lokal bedeutet eigene Server, eigene Datensicherung und eigene Updates. Cloud bedeutet Abonnement je Nutzer, Wartung beim Anbieter und Abhängigkeit von dessen Verfügbarkeit. Der Bitkom bündelt auf seiner Themenseite zur digitalen Transformation im Mittelstand Orientierung für Unternehmen, die diese Frage einordnen wollen.

Die Datenhaltung ist ein eigener Punkt. Im Cloud-Betrieb regeln Sie die Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter, im lokalen Betrieb bleiben Sie selbst verantwortlich. Klären Sie vorher, wo die Daten liegen und wie Sie sie bei einem Anbieterwechsel exportieren.

Die Kostenlogik unterscheidet sich deutlich. Lokal zahlen Sie Lizenzen, Hardware und Administration, Cloud einen laufenden Betrag je Nutzer und Monat. Rechnen Sie beide Varianten über fünf Jahre, nicht über ein Jahr. Manche Anbieter veröffentlichen ihre Preise offen, wie Odoo auf seiner Preisseite. Bei SAP Business One, proALPHA, Sage 100, Infor und abas entsteht der Preis erst im Angebot.

Rechenbeispiel: fünf Nutzer, zwei Standorte, drei Kassen

Das folgende Beispiel nutzt öffentlich genannte Preise und ist als Beispielrechnung gekennzeichnet. Alle Beträge sind netto und gelten bei jährlicher Zahlweise.

1. Fünf Nutzer in der Essentials-Stufe von Dynamics 365 Business Central: 5 x 70 Euro, also rund 350 Euro monatlich.
2. Fünf Nutzer in der Premium-Stufe: 5 x 92 Euro, also rund 460 Euro monatlich.
3. Kassen, Shopschnittstellen und DATEV-Export kommen hinzu, weil sie meist je Kasse oder je Anbindung abgerechnet werden.
4. Einführung, Datenübernahme und Schulung planen Sie als eigene Position ein, die im ersten Jahr über den Lizenzkosten liegen kann.

Bei lokaler Installation kommen Kosten für Server, Backups und Administration hinzu. Diese Positionen gehören in dieselbe Rechnung, sonst bleibt der Vergleich unvollständig.

Bei Partnerangeboten ersetzen die Zahlen aus dem schriftlichen Angebot die Listenpreise. Prüfen Sie dabei, ob zwei Standorte, drei Kassen und alle Nutzer enthalten sind. Fehlt eine dieser Angaben, ist der Vergleich nicht belastbar.

Häufige Fragen

Wann ist Branchentiefe wichtiger als der Funktionsumfang?

Wenn Ihre Kernprozesse außerhalb des Standards liegen. Fertigung mit Variantenkonfiguration und Handel mit Marktplätzen stellen unterschiedliche Anforderungen. Zählen Sie zuerst die Prozesse, die täglich laufen.

Wie viele Lager und Lagerplätze sollte das System abbilden?

Mindestens so viele wie heute, plus Reserve für Wachstum. Prüfen Sie zusätzlich, ob Nachschublager, Konsignation und mobile Erfassung im Grundpaket enthalten sind.

Welche Schnittstellen sind Pflicht?

Buchhaltung und Kassensystem gehören in jedem Fall dazu. Shops, Marktplätze und Versanddienstleister richten sich nach Ihren Verkaufskanälen. Legen Sie Datenrichtung und Takt schriftlich fest.

Cloud oder lokal: Was ist günstiger?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Lokal entstehen Investitionen und Administrationsaufwand, in der Cloud laufende Gebühren je Nutzer. Rechnen Sie beide Varianten über fünf Jahre mit denselben Nutzerzahlen.

Warum nennen viele Anbieter keine Preise?

Weil Lizenzen, Module und Dienstleistungen projektbezogen kalkuliert werden. Das erschwert den Vergleich, lässt sich aber mit strukturierten Angeboten ausgleichen.