Buchhaltung Programme für Betriebe: 6 Fragen vor der Auswahl

Das Wichtigste auf einen Blick

Frage 1: SKR03 oder SKR04?

Der Kontenrahmen bestimmt, wie Konten sortiert und Abschlüsse aufgebaut werden. SKR03 ordnet Aufwendungen nach betrieblichen Prozessen, SKR04 folgt der Bilanzgliederung. Ein Wechsel später bedeutet Konten zuordnen, Salden übertragen und Vorjahreswerte prüfen.

Prüfen Sie, ob Ihr Rahmen in der Standardversion enthalten ist und wie viele Konten vorbelegt sind. DATEV führt beide Rahmen, Lexware und sevdesk liefern sie ebenfalls mit. Für eine neue Kontenplaneinrichtung rechnen Sie mit 150 bis 500 Euro netto.

Frage 2: Wie läuft der ELSTER-Versand?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis zum 10. des Folgemonats fällig. Prüfen Sie, ob das Programm direkt an ELSTER übermittelt oder nur eine Datei erzeugt. Der Direktversand braucht ein gültiges Zertifikat und die Anbindung über die ERiC-Schnittstelle der Finanzverwaltung.

DATEV, Lexware und sevdesk versenden aus dem Programm. Fragen Sie, ob Zusammenfassende Meldung und E-Bilanz enthalten sind oder als Modul berechnet werden. Übermittelte Steuerdaten sind personenbezogen, dazu bündelt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Hinweise zu Finanzen und Steuern.

Frage 3: Was muss das Programm zur E-Rechnung nach § 14 UStG können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2028. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, beide folgen der Norm EN 16931.

Prüfpunkte sind Import, Validierung der Pflichtangaben und unveränderbare Archivierung. Fragen Sie, ob das Programm E-Rechnungen auch erzeugt oder nur einliest. Testen Sie mit einer echten Lieferantenrechnung, ob Beträge, Steuersätze und Leitweg-ID korrekt übernommen werden.

Frage 4: Welche Kassenschnittstelle wird gebraucht?

Wer eine Kasse betreibt, braucht eine technische Sicherheitseinrichtung und einen Export nach DSFinV-K. Prüfen Sie, ob das Programm Tagesabschlüsse, Einzelumsätze und Stornos übernimmt und ob die Daten für eine Betriebsprüfung exportierbar bleiben.

Fragen Sie nach der Schnittstelle zu Ihrem konkreten Kassensystem, nicht nach einer allgemeinen Exportfunktion. DATEV und Lexware arbeiten mit mehreren Kassenherstellern zusammen, sevdesk listet unterstützte Systeme in seiner Hilfe. Für die Anbindung fallen häufig 10 bis 30 Euro netto je Monat an.

Frage 5: Wie entsteht die Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Die GoBD beschreiben, wie Bücher geführt, aufbewahrt und ausgewertet werden; das BMF-Schreiben in der Fassung von 2019 verlangt eine Verfahrensdokumentation. Sie umfasst Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Dokumentation und Betriebsdokumentation.

Bücher und Buchungsbelege sind nach den Aufbewahrungsregeln des Handelsgesetzbuchs zehn Jahre aufzubewahren. Die Dokumentation muss auch Programm- und Kontenänderungen festhalten. Fragen Sie den Anbieter nach Mustern, Protokollen und Änderungsnachweisen.

Frage 6: Muss die Lösung mandantenfähig sein?

Mandantenfähigkeit heißt getrennte Kontenrahmen, Nummernkreise und Rechte je Betrieb. Steuerbüros und Unternehmen mit mehreren Gesellschaften brauchen sie zwingend, Einzelbetriebe selten. Mit jedem Mandanten steigen meist die Kosten, weil Buchungen oder Nutzer gezählt werden.

Prüfen Sie, wie Mandanten getrennt werden, wer Zugriff erhält und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Grundlagen zu Rechten, Löschung und technischen Maßnahmen finden Sie im Basiswissen zum Datenschutz des BfDI.

Programme im Vergleich: DATEV, Lexware, sevdesk und weitere

Prüfen Sie jedes Angebot an denselben Kriterien: Kontenrahmen, ELSTER-Module, E-Rechnungsformate, Kassenanbindung, Export für die Betriebsprüfung und Mandantentrennung. Die Preise sind veröffentlichte Einstiegspreise für das kleinste Paket, netto zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer, Stand der Anbieterangaben. Setzt ein Programm KI-gestützte Belegerkennung ein, hilft die Einordnung der KI-Regeln durch den DIHK bei der Bewertung.

Rechenbeispiel: Kosten der ersten zwei Jahre

Angenommen werden 35 Euro netto je Monat für die Software, 15 Euro netto je Monat für die Kassenschnittstelle, 450 Euro netto für die Einrichtung und 300 Euro netto für die Schulung. Das sind Annahmen für die Kalkulation, keine Angebotspreise.

Häufige Fragen

Welcher Kontenrahmen passt für eine GmbH?

SKR04 folgt der Bilanzgliederung und passt häufig zu Kapitalgesellschaften. SKR03 ist bei kleineren Betrieben verbreitet. Entscheidend ist, welchen Rahmen Ihr Steuerbüro nutzt.

Ist der ELSTER-Versand im Preis enthalten?

Nicht immer. Fragen Sie, ob Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung und E-Bilanz im Paket liegen oder als Modul berechnet werden.

Ersetzt eine Excel-Liste die Verfahrensdokumentation?

Nein. Die Dokumentation muss Systeme, Abläufe, Kontrollen und die Aufbewahrung beschreiben und Änderungen nachvollziehbar festhalten.

Wann lohnt sich eine mandantenfähige Lösung?

Sobald mehrere Gesellschaften oder fremde Mandate getrennt gebucht werden. Ein Einzelbetrieb ohne zweite Einheit braucht sie nicht.