Warenwirtschaft Software Auswahl als Checkliste für den Mittelstand

Das Wichtigste auf einen Blick

• Sechs Prüfbereiche mit Gewichtung lenken die Prüfzeit dorthin, wo Fehler teuer werden.
• Stammdaten und Lager tragen zusammen 40 Prozent der Bewertung.
• GoBD-Verfahrensdokumentation und Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO sind Pflichtnachweise.
• Für ein mittleres System sind 45 bis 95 Personentage Einführung realistisch.
• Jeder Prüfpunkt endet mit Ja oder Nein.

Sechs Prüfbereiche mit ihrer Gewichtung

Die Checkliste beginnt mit der Gewichtung. Wer alle Punkte gleich behandelt, verliert Zeit in Nebenthemen. Die Verteilung passt für handelnde und produzierende Betriebe mit 50 bis 500 Beschäftigten.

Prüfbereich	Gewichtung	Leitfrage
Stammdaten	20 Prozent	Werden Artikel, Kunden und Lieferanten aus einer Quelle geführt?
Lager	20 Prozent	Bildet das System mehrere Lagerorte, Chargen und Seriennummern ab?
Beschaffung	15 Prozent	Laufen Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung durchgängig?
Fertigung	15 Prozent	Sind Stücklisten, Arbeitspläne und Rüstzeiten abbildbar?
Schnittstellen	20 Prozent	Wie offen sind API, DATEV-Anbindung und Shop-Kopplung?
Reporting	10 Prozent	Kommen Auswertungen ohne Datenbankkenntnisse aus?

Am Markt stehen Systeme, die sich klar unterscheiden lassen: SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, proALPHA, abas ERP, Comarch ERP Enterprise, Infor CloudSuite Industrial, Sage 100 und PSIpenta. Für Versandhandel und Webshops kommen JTL-Warenwirtschaft, Plentymarkets, weclapp, Scopevisio, SelectLine und Microtech dazu. Kleine Betriebe starten häufig mit Lexware Office, sevdesk, WISO Mein Büro oder Collmex.

Wer die Gewichtung vor der ersten Anbieterpräsentation festlegt, bewertet Angebote vergleichbar. Stammdaten wiegen am schwersten, weil Fehler dort jede spätere Auswertung verzerren. Wie Betriebe ihre Digitalisierung ordnen, beschreibt der Bitkom auf seiner Themenseite Mittelstand und digitale Transformation.

Stammdaten, Lager und Beschaffung prüfen

Stammdaten bilden das Fundament. Prüfen Sie, ob Artikel, Kunden und Lieferanten in einer führenden Quelle gepflegt werden, ob Nummernkreise vergeben sind und wie das System Dubletten erkennt. SAP Business One und Business Central führen das im Artikelstamm, proALPHA und abas in eigenen Masken.

Für das Lager gehören diese Punkte auf die Liste: mehrere Lagerorte, Chargen- und Seriennummernverwaltung, Mindestbestände, Inventurverfahren und Kommissionierlogik. JTL-Warenwirtschaft und Plentymarkets decken das für den Versandhandel ab, Comarch ERP und Sage 100 für den Großhandel. Wer kundenindividuell zusammenstellt, prüft zusätzlich Sammelentnahmen und Nachschublogik.

In der Beschaffung zählt der Dreiklang aus Bestellanforderung, Wareneingang und Abgleich mit der Lieferantenrechnung. Freigabestufen und Lieferantenbewertung kommen hinzu, sobald mehrere Einkäufer bestellen. Fragen Sie konkret nach Bestellvorschlägen aus Mindestbestand und nach der Anbindung an Lieferantenkataloge.

Fertigung, Schnittstellen und Reporting prüfen

Prüfen Sie, ob mehrstufige Stücklisten, Arbeitspläne und Rüstzeiten abbildbar sind. PSIpenta, proALPHA und Infor CloudSuite Industrial sind hier typische Kandidaten, abas ERP deckt variantenreiche Auftragsfertigung ab. Kritisch ist die Rückmeldung aus der Werkstatt. Fragen Sie nach mobilen Erfassungsgeräten und nach der Behandlung von Ausschuss.

Schnittstellen entscheiden oft über den Projekterfolg. Lassen Sie sich Dokumentation zu REST-API oder SOAP, zur DATEV-Anbindung und zur Anbindung an Shopware oder Shopify zeigen, nicht nur eine Präsentationsfolie. Sicherheitsanforderungen an diese Verbindungen ordnen Sie mit dem IT-Grundschutz des BSI ein.

Beim Reporting zählen Auswertungen ohne Datenbankkenntnisse. Power BI, Jedox oder die Bordmittel von Business Central sind realistische Wege. Nehmen Sie Deckungsbeitrag je Artikel, Lagerreichweite und Liefertreue als Testfälle in die Abnahme auf.

Nachweise vor der Entscheidung

Zwei Unterlagen gehören in jede Bewertung. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt, wie Belege von der Bestellung bis zur Buchführung entstehen, geprüft und archiviert werden. Sie ist Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung, nicht eine Zugabe.

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO regelt Weisungsbindung, Subunternehmer und Löschfristen. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht beschreibt, welche Angaben solche Verträge enthalten müssen. Prüfen Sie zusätzlich, wo die Daten liegen und wer den Support leistet.

Einführungsaufwand in Personentagen

Rechenbeispiel für einen Betrieb mit einem Standort und 50 bis 500 Beschäftigten, gültig für ein Standardsystem.

Das ergibt 45 bis 95 Personentage. Fertigungssteuerung, mehrere Standorte oder ein Wechsel des Buchhaltungssystems treiben den Aufwand nach oben.

Abhakliste für die Anbieterpräsentation

Vor dem Termin legen Sie fest, welche Unterlagen Sie verlangen.

• Offene Schnittstellendokumentation zum Mitnehmen.
• Testzugang mit eigenen Stammdaten statt einer Demodatenbank.
• Preisliste für Lizenzen, Wartung und Schulungen, netto und brutto.
• Referenz aus derselben Branche und Größenklasse.
• Schriftliche Zusage zum Einführungstermin.

Häufige Fragen

Wie viele Anbieter sollte ein Mittelständler prüfen?

Drei bis fünf reichen für einen belastbaren Vergleich. Wichtig ist, dass alle den gleichen gewichteten Fragenkatalog beantworten.

Reicht Standardsoftware für die Fertigung?

Für einfache Auftragsfertigung meist ja. Sobald variantenreiche Stücklisten oder Rüstzeitoptimierung nötig sind, wird ein Branchenpaket erforderlich, etwa proALPHA oder PSIpenta.

Was gehört in den Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Weisungsbindung, Art der Daten, Subunternehmer, technische Maßnahmen und Löschfristen. Ohne diesen Vertrag ist der Cloudbetrieb nicht zulässig.