Warenwirtschaft Software Checkliste: Prüffragen

Das Wichtigste auf einen Blick

Sechs Prüfbereiche mit konkreten Prüffragen

Die Verteilung passt für handelnde und produzierende Betriebe mit 50 bis 500 Beschäftigten. Stammdaten und Lager sind zusammen mit 40 Prozent gewichtet; die Anteile der übrigen vier Bereiche legen Sie passend zu Ihren Prozessen fest.

Prüfbereich	Gewichtung	Leitfrage

| Stammdaten | Teil der gemeinsamen 40 % für Stammdaten und Lager | Gibt es eine führende Quelle für Artikel, Kunden und Lieferanten? Sind Nummernkreise vergeben? Erkennt das System Dubletten? | | Lager | Teil der gemeinsamen 40 % für Stammdaten und Lager | Kann das System mehrere Lagerorte, Chargen- und Seriennummern, Mindestbestände sowie Inventurverfahren abbilden? Unterstützt es die benötigte Kommissionierlogik? | | Beschaffung | Im Betrieb festlegen | Gibt es Bestellanforderung, Wareneingang und Rechnungsabgleich? Entstehen Bestellvorschläge aus Mindestbeständen? Ist eine Anbindung an Lieferantenkataloge möglich? | | Fertigung | Im Betrieb festlegen | Sind mehrstufige Stücklisten und Arbeitspläne abbildbar? Können Werkstattrückmeldungen und Ausschuss erfasst werden? | | Schnittstellen | Im Betrieb festlegen | Gibt es Dokumentation zu REST-API oder SOAP? Ist die Anbindung an DATEV sowie Shopware oder Shopify möglich? | | Reporting | Im Betrieb festlegen | Sind Auswertungen ohne Datenbankkenntnisse möglich? Lassen sich Deckungsbeitrag je Artikel, Lagerreichweite und Liefertreue als Testfälle prüfen? |

Beantworten Sie jede Teilfrage mit Ja oder Nein.

Zu den am Markt verfügbaren Systemen zählen SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, proALPHA, abas ERP, Comarch ERP Enterprise, Infor CloudSuite Industrial, Sage 100 und PSIpenta. Für Versandhandel und Webshops kommen JTL-Warenwirtschaft, Plentymarkets, weclapp, Scopevisio, SelectLine und Microtech dazu. Kleine Betriebe starten häufig mit Lexware Office, sevdesk, WISO Mein Büro oder Collmex.

Wer die Gewichtung vor der ersten Anbieterpräsentation festlegt, bewertet Angebote vergleichbar. Stammdaten wiegen am schwersten, weil Fehler dort jede spätere Auswertung verzerren. Wie Betriebe ihre Digitalisierung ordnen, beschreibt der Bitkom auf seiner Themenseite Mittelstand und digitale Transformation.

Stammdaten, Lager und Beschaffung prüfen

Stammdaten bilden das Fundament. Prüfen Sie, ob Artikel, Kunden und Lieferanten in einer führenden Quelle gepflegt werden, ob Nummernkreise vergeben sind und wie das System Dubletten erkennt. SAP Business One und Business Central führen das im Artikelstamm, proALPHA und abas in eigenen Masken.

Für das Lager gehören diese Punkte auf die Liste: mehrere Lagerorte, Chargen- und Seriennummernverwaltung, Mindestbestände, Inventurverfahren und Kommissionierlogik. JTL-Warenwirtschaft und Plentymarkets decken das für den Versandhandel ab, Comarch ERP und Sage 100 für den Großhandel. Wer kundenindividuell zusammenstellt, prüft zusätzlich Sammelentnahmen und Nachschublogik.

In der Beschaffung zählt der Dreiklang aus Bestellanforderung, Wareneingang und Abgleich mit der Lieferantenrechnung. Freigabestufen und Lieferantenbewertung kommen hinzu, sobald mehrere Einkäufer bestellen. Fragen Sie konkret nach Bestellvorschlägen aus Mindestbestand und nach der Anbindung an Lieferantenkataloge.

Fertigung, Schnittstellen und Reporting prüfen

Prüfen Sie, ob mehrstufige Stücklisten, Arbeitspläne und Rüstzeiten abbildbar sind. PSIpenta, proALPHA und Infor CloudSuite Industrial sind hier typische Kandidaten, abas ERP deckt variantenreiche Auftragsfertigung ab. Kritisch ist die Rückmeldung aus der Werkstatt. Fragen Sie nach mobilen Erfassungsgeräten und nach der Behandlung von Ausschuss.

Schnittstellen entscheiden oft über den Projekterfolg. Lassen Sie sich Dokumentation zu REST-API oder SOAP, zur DATEV-Anbindung und zur Anbindung an Shopware oder Shopify zeigen, nicht nur eine Präsentationsfolie. Sicherheitsanforderungen an diese Verbindungen ordnen Sie mit dem IT-Grundschutz des BSI ein.

Beim Reporting zählen Auswertungen ohne Datenbankkenntnisse. Power BI, Jedox oder die Bordmittel von Business Central sind realistische Wege. Nehmen Sie Deckungsbeitrag je Artikel, Lagerreichweite und Liefertreue als Testfälle in die Abnahme auf.

Nachweise vor der Entscheidung

Zwei Unterlagen gehören in jede Bewertung. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt, wie Belege von der Bestellung bis zur Buchführung entstehen, geprüft und archiviert werden. Sie ist Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung, nicht eine Zugabe.

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO regelt Weisungsbindung, Subunternehmer und Löschfristen. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht beschreibt, welche Angaben solche Verträge enthalten müssen. Prüfen Sie zusätzlich, wo die Daten liegen und wer den Support leistet.

Einführungsaufwand in Personentagen

Rechenbeispiel für einen Betrieb mit einem Standort und 50 bis 500 Beschäftigten, gültig für ein Standardsystem.

Das ergibt 45 bis 95 Personentage. Fertigungssteuerung, mehrere Standorte oder ein Wechsel des Buchhaltungssystems treiben den Aufwand nach oben.

Abhakliste für die Anbieterpräsentation

Vor dem Termin legen Sie fest, welche Unterlagen Sie verlangen.

Häufige Fragen

Wie viele Anbieter sollte ein Mittelständler prüfen?

Drei bis fünf reichen für einen belastbaren Vergleich. Wichtig ist, dass alle den gleichen gewichteten Fragenkatalog beantworten.

Reicht Standardsoftware für die Fertigung?

Für einfache Auftragsfertigung meist ja. Sobald variantenreiche Stücklisten oder Rüstzeitoptimierung nötig sind, wird ein Branchenpaket erforderlich, etwa proALPHA oder PSIpenta.

Was gehört in den Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Weisungsbindung, Art der Daten, Subunternehmer, technische Maßnahmen und Löschfristen. Ohne diesen Vertrag ist der Cloudbetrieb nicht zulässig.