Warenwirtschaft
Teil von Warenwirtschaft Software Vergleich: Welche vier Entscheidungen wirklich zählen?
Warenwirtschaft Software oder ERP: Wann sich welches System lohnt
Warenwirtschaft oder ERP: Schwellenwerte für Nutzerzahl, Funktionsumfang, Preise je Nutzer und Monat sowie Einführungsdauer im direkten Vergleich.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Warenwirtschaft steuert Artikel, Lager, Bestellungen, Aufträge und Rechnungen; ein ERP verbindet damit Buchhaltung, Produktion, Personal und Controlling.
- Bis etwa 10 Nutzer und ein Standort genügt meist eine Warenwirtschaft.
- Ab rund 15 Nutzern, mehreren Standorten oder eigener Fertigung rechnet sich ein ERP.
- Preise: 20 bis 60 Euro je Nutzer und Monat netto für eine Warenwirtschaft, 70 bis 200 Euro für Mittelstands-ERP.
- Einführung: 6 bis 12 Wochen gegen 4 bis 18 Monate.
Funktionsumfang: Wo die Warenwirtschaft endet
Eine Warenwirtschaft bildet den Warenstrom ab: Artikelstamm, Lager, Bestellwesen, Auftragsbearbeitung, Lieferschein, Rechnung, Preislisten und Lieferanten. Sie passt zu Handelsbetrieben, die Bestände und Belege im Griff behalten wollen.
Ein ERP arbeitet auf einer gemeinsamen Datenbasis und verbindet diese Prozesse mit Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Produktionsplanung, Personal und Auswertungen. Ein Auftrag erzeugt Buchung, Lagerbewegung und Deckungsbeitrag in einem Vorgang.
Die Abgrenzung ist keine Typfrage, sondern eine Frage der Pflichten. Das HGB verpflichtet Kaufleute zur Buchführung und zum Inventar, wer bilanziert, braucht eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung (Handelsgesetzbuch). Eine Warenwirtschaft übergibt diese Daten meist an DATEV, ein ERP führt sie selbst.
Zwischen beiden Klassen liegen Mischformen. Manche Warenwirtschaft enthält ein kleines Finanzmodul, viele ERP-Systeme gibt es als Einsteigeredition ohne Produktionsplanung. Entscheidend ist, welche Aufgaben heute in zweiten oder dritten Insellösungen laufen.
Schwellenwerte für die Entscheidung
Vier Kriterien trennen die Systemklassen: Nutzerzahl, Standorte, Fertigungstiefe und Buchhaltungspflicht. Die folgenden Werte sind Orientierung, kein Naturgesetz.
- Bis 10 Nutzer, ein Standort, reiner Handel: Warenwirtschaft mit Schnittstelle zur Buchhaltung.
- 10 bis 25 Nutzer mit eigener Buchhaltung, ohne Fertigungsaufträge: ERP-Einstiegsklasse.
- Ab 25 Nutzern, mehreren Standorten oder Fremdwährungen: ERP mit Rollen, Rechten und Konsolidierung.
- Fertigung mit Stücklisten, Varianten, Chargen und Nachkalkulation: ERP mit Produktionsplanung.
Ein weiterer Indikator ist die Datenpflege. Wer Stammdaten in zwei Systemen doppelt hält, zahlt diese Arbeit monatlich erneut, dazu kommt die Pflege der Schnittstellen.
Der Bitkom erhebt regelmäßig, wie weit Mittelstand und Industrie digitalisiert sind, getrennt nach Branchen und Betriebsgrößen (Bitkom zur Digitalisierung im Mittelstand). Ein Branchenvergleich ersetzt keine eigene Prozessaufnahme.
Preise je Nutzer und Monat netto und Einführungsdauer
Anbieter rechnen nach Nutzern und Monat im Abo oder einmalig für Lizenzen plus Wartung. Die folgenden Korridore stammen aus öffentlichen Preislisten und typischen Partnerangeboten, verbindlich wird ein individuelles Angebot.
| Kategorie | Nutzer | Preis je Nutzer und Monat netto | Einführungsdauer |
|---|---|---|---|
| Warenwirtschaft im Handel | 1 bis 10 | 20 bis 60 Euro | 6 bis 12 Wochen |
| ERP-Einstieg | 5 bis 25 | 70 bis 120 Euro | 4 bis 9 Monate |
| ERP mit Fertigung und Standorten | ab 25 | 100 bis 200 Euro | 6 bis 18 Monate |
Odoo veröffentlicht seine Tarife offen und staffelt sie nach Nutzern und gebuchten Modulen (Preisliste von Odoo). Solche Listenpreise sind ein Startpunkt, nicht der Endpreis: Beratung, Datenmigration und Schnittstellen kommen hinzu.
Beispielrechnung: 15 Nutzer zu 90 Euro je Nutzer und Monat netto ergeben monatlich 1.350 Euro, im Jahr 16.200 Euro. Einmalig fallen je nach Umfang typisch 15.000 bis 60.000 Euro an.
Bei der Dauer zählt nicht nur die Software. Datenmigration, Stammdatenbereinigung, Testläufe und Schulungen bestimmen den Zeitplan, in der Fertigung zusätzlich die Abbildung von Arbeitsplänen.
Systeme im Vergleich: SAP Business One, Business Central, Sage 100, proALPHA
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein Cloud-ERP für mittlere Betriebe, das mit Microsoft 365 und Power BI zusammenarbeitet und in zwei Editionsstufen angeboten wird. Die Preise stehen als Listenpreise je Nutzer und Monat öffentlich.
SAP Business One ist die Mittelstandslösung von SAP. Sie wird über Partner verkauft und lizenziert, läuft lokal oder in der Cloud und deckt Buchhaltung, Verkauf, Einkauf, Lager und Produktion ab.
Sage 100 kommt aus dem deutschen Mittelstand und hat seinen Schwerpunkt in Rechnungswesen, Lohn und DATEV-Nähe, ergänzt um Warenwirtschaft und Fertigung.
proALPHA richtet sich an fertigende Unternehmen und deckt Stücklisten, Varianten, Chargen und Nachkalkulation ab. In der Industrie ist der Reifegrad der Produktionsplanung oft das ausschlaggebende Kriterium (Bitkom zu Industrie 4.0).
Alle vier Systeme sind für den Mittelstand gedacht, unterscheiden sich aber in Betriebsmodell, Branchentiefe und Partnerlandschaft. Die Wahl folgt dem Prozess, nicht der Marke.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich ein ERP?
Sobald mehr als 15 Nutzer mitarbeiten, mehrere Standorte bedient werden oder eigene Fertigungsaufträge anfallen, überwiegt der Nutzen der gemeinsamen Datenbasis.
Was kostet ein ERP je Nutzer und Monat?
Für Mittelstands-ERP sind 70 bis 200 Euro je Nutzer und Monat netto üblich, abhängig von Edition, Branchenmodulen und Betriebsmodell. Einführungskosten kommen hinzu.
Wie lange dauert die Einführung?
Eine Warenwirtschaft läuft häufig nach 6 bis 12 Wochen, ein ERP-Einstieg nach 4 bis 9 Monaten. Fertigungsnahe Projekte dauern 6 bis 18 Monate.
Kann eine Warenwirtschaft die Buchhaltung ersetzen?
Nur eingeschränkt. Viele Programme übergeben Belege an DATEV, führen die Buchhaltung aber nicht selbst. Wer bilanzieren muss, prüft die Finanzbuchhaltung im System.
