Warenwirtschaft Software oder ERP: Schwellenwerte und Preiskorridore je Nutzer

Das Wichtigste auf einen Blick

Funktionsumfang: Wo die Warenwirtschaft endet

Eine Warenwirtschaft bildet den Warenstrom ab: Artikelstamm, Lager, Bestellwesen, Auftragsbearbeitung, Lieferschein, Rechnung, Preislisten und Lieferanten. Sie passt zu Handelsbetrieben, die Bestände und Belege im Griff behalten wollen.

Ein ERP arbeitet auf einer gemeinsamen Datenbasis und verbindet diese Prozesse mit Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Produktionsplanung, Personal und Auswertungen. Ein Auftrag erzeugt Buchung, Lagerbewegung und Deckungsbeitrag in einem Vorgang.

Die Abgrenzung ist keine Typfrage, sondern eine Frage der Pflichten. Das HGB verpflichtet Kaufleute zur Buchführung und zum Inventar, wer bilanziert, braucht eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung (Handelsgesetzbuch). Eine Warenwirtschaft übergibt diese Daten meist an DATEV, ein ERP führt sie selbst.

Zwischen beiden Klassen liegen Mischformen. Manche Warenwirtschaft enthält ein kleines Finanzmodul, viele ERP-Systeme gibt es als Einsteigeredition ohne Produktionsplanung. Entscheidend ist, welche Aufgaben heute in zweiten oder dritten Insellösungen laufen.

Ein Artikelstamm mit 25 Feldern, der in zwei Systemen geführt wird, bindet zwei Arbeitsstunden im Monat. Bei 60 Euro internem Stundensatz sind das 1.440 Euro im Jahr.

Schwellenwerte für die Entscheidung

Vier Kriterien trennen die Systemklassen: Nutzerzahl, Standorte, Fertigungstiefe und Buchhaltungspflicht. Die folgenden Werte sind Orientierung, kein Naturgesetz.

Ein weiterer Indikator ist die Datenpflege. Wer Stammdaten in zwei Systemen doppelt hält, zahlt diese Arbeit monatlich erneut, dazu kommt die Pflege der Schnittstellen.

Der Bitkom erhebt regelmäßig, wie weit Mittelstand und Industrie digitalisiert sind; die Werte unterscheiden sich je nach Branche und Betriebsgröße deutlich (Bitkom zur Digitalisierung im Mittelstand). Ein Branchenvergleich ersetzt keine eigene Prozessaufnahme.

Preise je Nutzer und Monat netto und Einführungsdauer

Anbieter rechnen nach Nutzern und Monat im Abo oder einmalig für Lizenzen plus Wartung. Die folgenden Korridore stammen aus öffentlichen Preislisten und typischen Partnerangeboten, verbindlich wird ein individuelles Angebot.

Odoo veröffentlicht seine Tarife offen und staffelt sie nach Nutzern und gebuchten Modulen (Preisliste von Odoo). Solche Listenpreise sind ein Startpunkt, nicht der Endpreis: Beratung, Datenmigration und Schnittstellen kommen hinzu.

Beispielrechnung: 15 Nutzer zu 90 Euro je Nutzer und Monat netto ergeben monatlich 1.350 Euro, im Jahr 16.200 Euro. Einmalig fallen je nach Umfang typisch 15.000 bis 60.000 Euro an. Zum Vergleich: Eine Warenwirtschaft mit 15 Nutzern zu 40 Euro je Nutzer und Monat kostet monatlich 600 Euro, im Jahr 7.200 Euro.

Bei der Dauer zählt nicht nur die Software. Datenmigration, Stammdatenbereinigung, Testläufe und Schulungen bestimmen den Zeitplan, in der Fertigung zusätzlich die Abbildung von Arbeitsplänen.

Systeme im Vergleich: SAP Business One, Business Central, Sage 100, proALPHA

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein Cloud-ERP für mittlere Betriebe, das mit Microsoft 365 und Power BI zusammenarbeitet und in zwei Editionsstufen angeboten wird. Microsoft nennt die Listenpreise für Essentials und Premium je Nutzer und Monat; typische Installationen umfassen 10 bis 50 Nutzer.

SAP Business One ist die Mittelstandslösung von SAP. Sie wird über Partner verkauft und lizenziert, läuft lokal oder in der Cloud und deckt Buchhaltung, Verkauf, Einkauf, Lager und Produktion ab. Die Lizenz wird je benanntem Nutzer abgerechnet, typische Installationen umfassen 10 bis 40 Nutzer.

Sage 100 kommt aus dem deutschen Mittelstand und hat seinen Schwerpunkt in Rechnungswesen, Lohn und DATEV-Nähe, ergänzt um Warenwirtschaft und Fertigung. Typische Installationen umfassen 5 bis 30 Nutzer.

proALPHA richtet sich an fertigende Unternehmen und deckt Stücklisten, Varianten, Chargen und Nachkalkulation ab. Typische Projekte richten sich an Fertiger ab etwa 50 Nutzern. In der Industrie ist der Reifegrad der Produktionsplanung oft das ausschlaggebende Kriterium; der Bitkom dokumentiert den Stand von Industrie 4.0 in deutschen Betrieben (Bitkom zu Industrie 4.0).

Alle vier Systeme sind für den Mittelstand gedacht, unterscheiden sich aber in Betriebsmodell, Branchentiefe und Partnerlandschaft. Die Wahl folgt dem Prozess, nicht der Marke.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich ein ERP?

Ab rund 15 Nutzern, mehreren Standorten oder eigenen Fertigungsaufträgen überwiegt der Nutzen der gemeinsamen Datenbasis.

Was kostet ein ERP je Nutzer und Monat?

Der Preis je Nutzer und Monat hängt von Edition, Branchenmodulen und Betriebsmodell ab; die Korridore stehen in der Tabelle oben.

Wie lange dauert die Einführung?

Die typischen Zeiträume je Kategorie stehen in der Tabelle oben.

Kann eine Warenwirtschaft die Buchhaltung ersetzen?

Nur eingeschränkt. Viele Programme übergeben Belege an DATEV, führen die Buchhaltung aber nicht selbst. Wer bilanzieren muss, prüft die Finanzbuchhaltung im System.