Buchhaltung Programme für Betriebe als Checkliste zur Auswahl

Das Wichtigste auf einen Blick

Abgehakt wird nur mit schriftlichem NachweisTestzugang, Angebot, Servicebeschreibung, Rechenzentrumsstandort.
Verfahrensdokumentation und Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO gehören vor die Freischaltung.
Rechnen Sie jeden Preis auf zwölf Monate netto plus Einrichtung und vergleichen Sie erst danach.

Gewichtete Prüfliste für Buchhaltung Programme

Die Gewichtung setzt Funktionen und Schnittstellen vor den Preis. Ein Anbieterwechsel bindet mehr Arbeitszeit als eine höhere Monatsgebühr.

Gewichtete Prüfliste

Gewicht

Buchungsfunktionen: 25 Prozent
Schnittstellen: 20 Prozent
Preis je Nutzer und Monat netto: 20 Prozent
Datenspeicherort: 15 Prozent
Supportzeiten: 10 Prozent
Nachweise: 10 Prozent

Nachweis

Buchungsfunktionen: Testzugang mit eigenen Fällen
Schnittstellen: Liste der Formate und Partner
Preis je Nutzer und Monat netto: Angebot mit Laufzeit und Einrichtung
Datenspeicherort: Rechenzentrum und Unterauftragnehmer
Supportzeiten: Servicebeschreibung mit Uhrzeiten
Nachweise: Verfahrensdokumentation und AVV

Fünf Kandidaten genügen für einen Vergleich. Nehmen Sie einen Bezugspunkt aus Ihrem Umfeld, etwa die Steuerkanzlei, und vier weitere Anbieter.

Benannte Programme als Prüfsteine

Verlangen Sie jede Antwort schriftlich. Diese Programme sind Prüfsteine, keine Empfehlung.

DATEV, etwa DATEV Unternehmen onlineBezugspunkt, wenn eine Steuerkanzlei die Buchhaltung führt. Klären Sie, welche Belege der Betrieb selbst erfasst.
Lexware Office und Lexware buchhaltungKandidaten für Betriebe ohne eigene Buchhaltungsabteilung. Prüfen Sie, welche Buchungsarten im Paket enthalten sind.
sevDesk und BuchhaltungsButlerOnline-Programme für kleine Betriebe mit laufender Belegerfassung. Klären Sie Export und Kündigungsfrist.
WISO Mein Büro von Buhl DataKandidat für Handwerk und kleine Dienstleister. Fragen Sie nach Kassenbuch und Anlagenbuchhaltung.
Sage, Addison von Wolters Kluwer oder Microsoft Dynamics 365 Business Central: Kandidaten für größere Strukturen. Fragen Sie gezielt nach Anlagenbuchhaltung und Lohnschnittstelle.

Funktionen und Buchführungspflichten abhaken

Listen Sie zuerst Ihre Buchungsarten: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassenbuch, Anlagenbuchhaltung, Lohn oder Lohnschnittstelle, Umsatzsteuer-Voranmeldung. Ein Handwerksbetrieb mit Ladenkasse braucht anderes als ein Dienstleister mit wenigen Rechnungen.

Die Buchführungspflicht und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung stehen im Handelsgesetzbuch, § 238 HGB. Fragen Sie konkret: Lassen sich Buchungen nachträglich ändern, und wird jede Änderung protokolliert?

Testen Sie mit eigenen Daten. Verlangen Sie einen Testzugang für Ihre drei schwierigsten Fälle: eine Teilzahlung, eine Gutschrift, eine Reverse-Charge-Rechnung. Eine Demo mit Musterdaten ersetzt diesen Nachweis nicht.

Schnittstellen, Supportzeiten und Datenspeicherort prüfen

Klären Sie Bankabruf, Export zur Kanzlei, Warenwirtschaft und Lohn. Fragen Sie nach Formaten, nicht nach Produktnamen: CSV, XML, PDF/A, XRechnung und ZUGFeRD. Ein fehlender Bankabruf kostet jeden Monat Arbeitszeit beim Import.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Betriebe E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können. Prüfen Sie, welches Format Ihr Kandidat liest und ob die E-Bilanz über XBRL vorbereitet wird.

Supportzeiten gehören in den Vertrag: Erreichbarkeit, Hotline-Zeiten, zugesagte Reaktionszeit, Preis für erweiterten Support. Ein Support von montags bis freitags 9 bis 17 Uhr passt nicht zu einem Monatsabschluss am Wochenende.

Beim Datenspeicherort zählen Rechenzentrumsstandort, Unterauftragnehmer und Löschkonzept. Das BSI gibt Unternehmen und Organisationen Hinweise zu IT-Sicherheit und Cloud-Nutzung. Verlangen Sie schriftlich, ob die Verarbeitung in Deutschland oder in der EU erfolgt.

Preise je Monat netto: Beispielrechnung

Angebote nennen einen Grundpreis je Nutzer und Monat netto, dazu Module und eine einmalige Einrichtung. Die folgende Rechnung ist ein Rechenbeispiel mit angenommenen Preisen, kein Marktpreis.

Preise je Monat netto

Grundmodul Buchhaltung39 Euro je Monat netto
Zwei weitere Nutzer zu je 12 Euro24 Euro je Monat netto
Bankanbindung5 Euro je Monat netto
Modul Belegerfassung20 Euro je Monat netto
Summe88 Euro je Monat netto

Mit 19 Prozent Umsatzsteuer zahlen Sie im ersten Jahr 1.554,14 Euro brutto. Steigt der Preis nach der Mindestlaufzeit um 10 Prozent, sind es 96,80 Euro je Monat netto und 1.161,60 Euro im Jahr netto.

Nachweise: Verfahrensdokumentation und Auftragsverarbeitungsvertrag

Verlangen Sie eine Verfahrensdokumentation, die den Weg einer Buchung vom Beleg bis zur Auswertung beschreibt. Sie muss Ihre Abläufe enthalten, nicht nur die Softwarefunktionen.

Für Cloud-Programme brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Welche Anforderungen Verträge und Dokumentation erfüllen, beschreibt das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in seiner Handreichung zur Auftragsverarbeitung. Prüfen Sie, ob Unterauftragnehmer genannt sind.

Grundlagen zu Auskunft, Löschung und Vertraulichkeit finden Sie im Basiswissen zum Datenschutz des BfDI. Notieren Sie im Prüfbogen, wer die Dokumentation pflegt und wann sie aktualisiert wird.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, ob ein Programm GoBD-konform arbeitet?

Vier Nachweise zählen: Verfahrensdokumentation, Protokollierung von Änderungen, Export im geforderten Format, Aufbewahrung über die Dauer der Fristen. Eine Herstellererklärung ohne diese Unterlagen genügt nicht.

Reicht eine Cloud-Buchhaltung für einen kleinen Betrieb?

Ja, wenn Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherort und Export geklärt sind. Klären Sie vorher, wie Sie Ihre Daten bei einem Anbieterwechsel vollständig mitnehmen.

Welche Unterlagen verlange ich vor der Freischaltung?

Angebot mit Laufzeit und Staffelung, Servicebeschreibung mit Supportzeiten, Verfahrensdokumentation, Auftragsverarbeitungsvertrag. Fehlt ein Punkt, verschieben Sie die Freischaltung.

Wie oft wiederhole ich die Prüfliste?

Einmal im Jahr und immer vor einer Vertragsverlängerung. Preise, Supportzeiten und Unterauftragnehmer ändern sich häufiger als die Buchungsfunktionen.