Datenauswertung Programme prüfen: Kriterien für Auswahl und Betrieb

Das Wichtigste auf einen Blick

• Prüfe zuerst Datenquellen, Ladetakt und Historie. Sie bestimmen den Aufwand stärker als die Oberfläche.
• Modellierung, Berechtigungen und Löschkonzept gehören in die Ausschreibung, nicht in die Nachverhandlung.
• Listenpreise liegen je Nutzer und Monat netto meist zwischen 10 Euro bei Betrachterlizenzen und 70 Euro bei Autorenlizenzen.
• Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO und die Anforderungen des BSI IT-Grundschutz sind Pflichtteile der Prüfung.
• Rechne die Gesamtkosten über drei Jahre, einschließlich Schulung, Betrieb und Ausstieg.

Datenquellen: Anzahl, Takt und Historie

Startpunkt jeder Prüfung ist die Liste der Quellsysteme. Erfasse je Quelle den Systemnamen, den Zugriffsweg, den Aktualisierungstakt und den fachlichen Verantwortlichen. In deutschen Unternehmen sind das meist ein ERP-System, ein CRM-System, eine Personalsoftware und mehrere Tabellen aus Fachabteilungen.

Zähle die Quellen ehrlich. Jede zusätzliche Quelle kostet Anbindung, Test und Wartung. Ein Modell mit fünf Quellen ist in zwei Wochen aufgebaut, eines mit dreißig braucht ein Projekt.

Kläre den Zugriffsweg. Manche Programme lesen direkt aus der Quelldatenbank, andere erwarten Dateien, API-Aufrufe oder einen vorbereiteten Speicher. Ein direkter Lesezugriff auf ein Produktivsystem kann dessen Antwortzeiten verschlechtern.

Kläre den Takt. Eine nächtliche Ladung genügt für Monatsberichte. Tagesaktuelle Vertriebszahlen brauchen kürzere Intervalle und damit mehr Rechenleistung. Die kürzere Taktung ist die teurere Variante.

Kläre die Historie. Ohne Zeitdimension fehlen Vergleichswerte. Wer Umsatz nur als aktuellen Wert lädt, erkennt keine Entwicklung und keine Ausreißer.

Prüfe die Datenqualität vor dem Werkzeugvergleich. Doppelte Kundennummern, fehlende Kostenstellen und uneinheitliche Währungen fallen in jedem Dashboard auf. Das Werkzeug erzeugt diese Fehler nicht, es zeigt sie nur.

Ein Zwischenspeicher entkoppelt Quellen und Auswertung. Ein Data Warehouse oder ein Lakehouse hält die Daten vor, das Auswertungsprogramm liest nur noch dort. Diese Trennung ist der häufigste Grund, warum große Einführungen terminierbar bleiben.

Wer die eigene Unternehmensgröße für die Kostenschätzung braucht, findet Vergleichszahlen im Statistischen Unternehmensregister. Es weist Unternehmen nach Wirtschaftszweig und Größenklasse aus.

Datenmodell und Kennzahlen

Zweites Prüfkriterium ist die Modellierung. Frage nach dem Datenmodell, das das Programm empfiehlt: Sternschema, Schneeflocke oder freie Tabellenbeziehungen.

Ein Sternschema ordnet Fakten und Dimensionen. Fakten enthalten Mengen und Beträge, Dimensionen enthalten Kunde, Produkt, Zeit und Organisation. Dieses Schema ist schnell und für Fachanwender verständlich.

Prüfe, wie Berechnungen abgelegt werden. Gute Programme trennen die semantische Schicht von der Darstellung. Eine Kennzahl wird einmal definiert und in vielen Berichten verwendet.

Prüfe die Zeitintelligenz. Vorjahresvergleich, kumulierte Werte und gleitende Durchschnitte sollten ohne Handarbeit möglich sein. Fehlt das, baut jede Abteilung eigene Formeln.

Prüfe die Währungslogik. Wer in Euro und US-Dollar berichtet, braucht feste Kurse je Periode. Ein Tageskurs im Bericht erzeugt bei jedem Laden andere Summen.

Prüfe die Versionierung. Kennzahlen ändern sich, wenn die Buchungslogik umgestellt wird. Ein Änderungsprotokoll mit Datum und Verantwortlichem macht alte Berichte erklärbar.

Prüfe die Selbstbedienung. Dürfen Fachanwender eigene Auswertungen bauen? Wenn ja, brauchen sie einen kuratierten Datenbestand. Freier Zugriff auf alle Rohdaten führt zu widersprüchlichen Zahlen.

Dokumentiere jede Kennzahl schriftlich: Formel, Filter, Zeitbezug, Datenquelle. Diese Dokumentation ist später die Grundlage für Prüfungen und für den Wissenstransfer.

Berechtigungen, Löschkonzept und Artikel 28 DSGVO

Berechtigungen sind nicht nur eine IT-Frage. Sie entscheiden darüber, ob personenbezogene Daten im Auswertungssystem zulässig verarbeitet werden.

Frage nach Filterung auf Zeilen- und Spaltenebene. Eine Rolle auf Ordner- oder Berichtsebene reicht nicht, wenn Filialleitungen nur ihre eigene Filiale sehen dürfen.

Prüfe, woher die Filterwerte kommen. Idealerweise speist sich die Berechtigung aus dem Datenmodell oder aus einem Verzeichnisdienst. Manuell gepflegte Listen veralten schnell.

Trenne drei Rollen: Betrachter, Autoren und Administratoren. Betrachter brauchen keinen Zugriff auf die Quelldatenbank. Autoren brauchen eine getrennte Entwicklungsumgebung. Administratoren brauchen die Protokollierung ihrer eigenen Zugriffe.

Dann das Löschkonzept. Extraktionen enthalten häufig Namen, Adressen oder Vertragsnummern, auch wenn das Dashboard nur Summen zeigt. Lege je Datendomäne fest, wie lange Daten im Auswertungssystem bleiben und wer sie löscht.

Prüfe, ob das Programm Löschläufe unterstützt. Manche Werkzeuge können einzelne Zeilen nicht entfernen, weil sie Daten in unveränderlichen Dateien ablegen. Dann braucht es einen vollständigen Neuaufbau des Modells.

Bei Cloud-Betrieb kommt die Auftragsverarbeitung hinzu. Artikel 28 DSGVO verlangt einen Vertrag, der Weisungsbindung, Subunternehmer, Löschung nach Vertragsende und die Meldung von Vorfällen regelt. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht beschreibt in seinen Hinweisen zur Auftragsverarbeitung, welche Punkte in solchen Verträgen konkret geregelt sein müssen.

Für den technischen Rahmen liefert der BSI IT-Grundschutz die Anforderungen an Auswahl und Betrieb von Anwendungen. Er verlangt unter anderem ein Berechtigungskonzept, Protokollierung und die Trennung von Test- und Produktivumgebung. Ergänzend nennt das IT-Grundschutz-Kompendium Bausteine, die sich auf Softwareauswahl und Betrieb übertragen lassen.

Betriebsmodell festlegen

Vierte Prüffrage: Wer betreibt das System? Zur Auswahl stehen Software as a Service, eine gehostete Instanz, eine Installation in der Unternehmens-Cloud und der Betrieb im eigenen Rechenzentrum.

Jede Variante verschiebt Verantwortung. Beim SaaS-Anbieter patcht der Anbieter, im eigenen Rechenzentrum das IT-Team. Kläre schriftlich, wer Updates einspielt, wer Backups prüft und wer den Betrieb überwacht.

Prüfe die Verfügbarkeitszusage. Eine Zusage von 99,9 Prozent klingt hoch, erlaubt aber rund neun Stunden Ausfall im Jahr. Wer Berichte für den Monatsabschluss braucht, sollte die Wartungsfenster kennen.

Prüfe das Ausstiegsszenario vor dem Vertrag. Frage nach Exportformaten für Modelle, Berichte, Berechtigungen und Zeitpläne. Ein Ausstieg ohne Export bedeutet einen Neuaufbau.

Fünf Schritte für den laufenden Betrieb:

1. Verantwortlichkeiten für Patch, Backup und Monitoring schriftlich zuordnen.
2. Eine Testumgebung getrennt betreiben und jedes Release dort prüfen.
3. Aktualisierungsläufe überwachen und Fehler automatisch melden lassen.
4. Nutzung messen: aktive Nutzer je Rolle, Ladezeiten, Fehlerquote.
5. Den Ausstieg einmal testen, bevor er nötig wird.

Programme im Vergleich: Lizenzmodell und Preis

Fünfter Prüfpunkt sind Lizenzmodell und Preisstruktur. Die folgenden Größenordnungen sind Listenpreise der Anbieter, in Euro umgerechnet, netto je Nutzer und Monat. Rabatte, Volumen und Vertragslaufzeiten ändern die Werte deutlich.

Programm	Lizenzmodell	Größenordnung je Nutzer und Monat netto
Microsoft Power BI	Pro je Nutzer, Premium je Nutzer, Kapazitätslizenz	ca. 10 Euro (Pro), ca. 19 Euro (Premium je Nutzer), Kapazität ab ca. 4.600 Euro im Monat
Tableau	Rollen Viewer, Explorer, Creator, jährliche Abrechnung	ca. 15 Euro (Viewer), ca. 40 Euro (Explorer), ca. 70 Euro (Creator)
Qlik Sense	Full User oder Analyzer, alternativ Kapazität und Tokens	ca. 25 Euro (Full User), Analyzer günstiger, Enterprise über Token
SAP Analytics Cloud	Rollen für Analyse, Planung und Predictive	ca. 20 Euro (Analyse), ca. 50 Euro (Planung)
Metabase	Open Source im Eigenbetrieb oder Cloud-Abo	0 Euro Lizenz bei Eigenbetrieb, Cloud-Tarife ab ca. 15 Euro

Microsoft Power BI passt in Umgebungen mit Microsoft 365, Excel und Fabric. Berechnungen laufen in DAX, die Kapazitätslizenz rechnet sich erst bei vielen Nutzern.

Tableau ist stark bei Visualisierung und bei der Erkundung unbekannter Daten. Die Rollenlogik macht Betrachterlizenzen günstig, Autorenlizenzen teuer.

Qlik Sense arbeitet mit einem assoziativen Modell und eigener Skriptsprache. Die Abrechnung über Tokens oder Kapazität ist schwerer zu planen als eine Lizenz je Kopf.

SAP Analytics Cloud lohnt sich vor allem dort, wo SAP-Daten und Planungsprozesse zusammenlaufen. Die Rollenpreise unterscheiden Analyse und Planung deutlich.

Metabase ist schlank, SQL-nah und selbst hostbar. Feingranulare Berechtigungen und komplexe Modelle sind nicht seine Stärke.

Der Branchenverband Bitkom bündelt unter dem Thema KI und Daten Einschätzungen zur Nutzung von Unternehmensdaten. Für mittelständisch geprägte Strukturen beschreibt der Überblick zum Mittelstand die Ausgangslage der Digitalisierung.

Rechenbeispiel: 40 Nutzer in drei Rollen

Annahme: 25 Betrachter, 10 Autoren, 5 Administratoren. Beispielrechnung netto, ohne Rabatt, ohne Einrichtung.

Power BI: 40 Lizenzen der Stufe Pro, je 10 Euro, ergeben 400 Euro im Monat und 4.800 Euro im Jahr. Wer allen 40 Nutzern Premium je Nutzer gibt, zahlt bei 19 Euro je Lizenz 760 Euro im Monat.

Tableau: 25 Viewer je 15 Euro ergeben 375 Euro. 10 Explorer je 40 Euro ergeben 400 Euro. 5 Creator je 70 Euro ergeben 350 Euro. Die Summe liegt bei 1.125 Euro im Monat, also 13.500 Euro im Jahr.

Metabase: Im Eigenbetrieb fallen keine Lizenzgebühren an. Eine Serverinstanz mit 8 Kernen und 16 GB Arbeitsspeicher kostet je nach Anbieter etwa 150 bis 250 Euro im Monat. Dazu kommt Arbeitszeit für Updates und Backup.

Diese Zahlen sind nicht direkt vergleichbar. Die Programme unterscheiden sich bei Modellierungstiefe, Governance und Betriebsaufwand. Rechne deshalb die Gesamtkosten über drei Jahre.

Berücksichtige dabei:

• Lizenzen über die gesamte Vertragslaufzeit
• Einrichtung und Anbindung der Quellen
• Schulung je Autor, häufig drei bis fünf Tage
• Betrieb, Monitoring und Support
• Ausstieg oder Migration

Nutzung messen und nachjustieren

Ein Auswertungssystem ist am Tag der Einführung selten fertig. Miss deshalb nach dem Start vier Werte:

• aktive Nutzer je Rolle und Monat
• Anteil der Lizenzen mit mindestens einer Anmeldung je Quartal
• mittlere Ladezeit eines Dashboards
• Anzahl fehlgeschlagener Aktualisierungsläufe

Bleibt die Zahl aktiver Betrachterlizenzen dauerhaft niedrig, ist die Rollenverteilung zu prüfen. Häufig wurden Autorenlizenzen eingekauft, obwohl die Nutzer nur Berichte ansehen.

Steigt die Ladezeit, liegt die Ursache meist im Modell und nicht in der Hardware. Prüfe zuerst die Zahl berechneter Spalten und die Größe der importierten Tabellen.

Protokolliere Änderungen an Kennzahlen mit Datum und Namen. Diese Liste ersetzt bei Rückfragen lange Erklärungen und ist die Grundlage für die nächste Ausschreibung.

Häufige Fragen

Welche Kriterien sind bei der Auswahl am wichtigsten?

Datenquellen, Modellierung, Berechtigungen, Betriebsmodell und Löschkonzept. Die Lizenz ist nachrangig, weil sie sich leichter ändern lässt als das Datenmodell.

Was kostet Power BI je Nutzer und Monat?

Der Listenpreis der Stufe Pro liegt bei umgerechnet etwa 10 Euro netto je Nutzer und Monat. Premium je Nutzer kostet etwa das Doppelte. Kapazitätslizenzen rechnen sich erst bei vielen Nutzern.

Reicht Metabase für kleine Teams?

Für schlanke SQL-Auswertungen häufig ja. Grenzen zeigen sich bei komplexer Modellierung, feingranularer Berechtigung und Planungsfunktionen. Der Eigenbetrieb verlangt eigenes Personal für Updates und Backup.

Was muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag regeln?

Weisungsbindung, Subunternehmer, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschung nach Vertragsende und Meldewege bei Vorfällen. Grundlage ist Artikel 28 DSGVO.

Wie oft sollte man die Auswahl überprüfen?

Jährlich zum Lizenz-Review, zusätzlich bei größeren Änderungen an Quellen oder Organisation. Ein Ausstiegstest gehört in dieselbe Routine.