Datenauswertung Programme prüfen als Checkliste für den Einkauf

Das Wichtigste auf einen Blick

• Prüfen Sie Bedarf, Datenquellen, Rechte, Betrieb, Vertrag und Kosten als getrennte Blöcke.
• Nennen Sie Kandidaten konkret: Power BI, Tableau, Qlik Sense, SAP Analytics Cloud, IBM Cognos Analytics, KNIME, Metabase.
• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO verlangen, bevor Echtdaten in einen Test fließen.
• Sicherheitskonzept nach BSI IT-Grundschutz und Rechenzentrumsregion im Vertrag fixieren.
• Gesamtkosten über drei Jahre rechnen und die Kündigungsfrist in den Vertragskalender eintragen.

Bedarf und Datenquellen je Werkzeug erfassen

Nennen Sie zuerst die Auswertungen, die heute Arbeit kosten: Deckungsbeitrag je Artikel, Umsatz je Kundengruppe, Auslastung je Projekt. Notieren Sie je Zeile, wer den Bericht braucht, wie oft er läuft und aus welchem System die Daten kommen.

Ordnen Sie jedem Kandidaten seine Quellen zu. Power BI und Tableau lesen Excel-Dateien, SQL-Datenbanken, Dynamics 365 oder SAP. Qlik Sense verknüpft mehrere Tabellen über seine Engine, SAP Analytics Cloud ist auf S/4HANA und BW zugeschnitten, IBM Cognos Analytics auf vorhandene Data-Warehouse-Modelle.

Open-Source-Werkzeuge gehören in denselben Vergleich. Metabase und Apache Superset lassen sich selbst betreiben, KNIME Analytics Platform aus Konstanz läuft lokal. Das verschiebt Betrieb, Patchmanagement und Verantwortung in Ihr Haus.

Prüfen Sie die Datenqualität, bevor Sie Angebote einholen. Doppelte Kundennummern, uneinheitliche Länderkennzeichen oder fehlende Historisierung verzerren jedes Ergebnis. Fragen Sie konkret, wie ein Werkzeug Duplikate erkennt, gelöschte Sätze behandelt und ob der Zugriff nur lesend erfolgt.

Rechte, Rollen und Löschung belegen lassen

Werden personenbezogene Daten ausgewertet, greift die DSGVO. Verlangen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, bevor Testdaten mit Personenbezug in eine Cloud gehen. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht beschreibt, welche Angaben Verträge und Dokumentation enthalten sollten, siehe Dokumentation der Auftragsverarbeitung.

Fragen Sie bei jedem Anbieter nach der konkreten Vertragsstelle. Microsoft, Salesforce, SAP, Qlik, IBM und Google halten Standardverträge bereit. Bei selbst betriebenem Metabase oder Superset entfällt der Vertrag mit einem Anbieter, dafür tragen Sie die Pflichten selbst.

Rollen und Rechte gehören in die Prüfliste. Bei Tableau entscheidet die Rolle Creator, Explorer oder Viewer über Funktionen und Preis, bei Power BI trennen Pro- und Premium-Lizenzen den Umfang. Fragen Sie außerdem, wann Auswertungen, Zwischenstände und Backups gelöscht werden. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz erläutert in seinen Praxistipps zur Datenverarbeitung auch die Pflichten bei Betroffenenrechten.

Betrieb und Sicherheit nachweisen

Verlangen Sie ein Sicherheitskonzept, das zu Ihrem Schutzbedarf passt. Das BSI stellt im IT-Grundschutz-Kompendium Anforderungen an Softwareauswahl und -betrieb bereit, die als Prüfraster taugen.

Fragen Sie nach Rechenzentrum, Verschlüsselung, Patch-Zyklen und Notfallvorsorge. Microsoft nennt für Azure unter anderem die Region Germany West Central in Frankfurt am Main, IBM betreibt Cloud-Regionen in Frankfurt. Lassen Sie Standort und Subunternehmer namentlich im Vertrag zusichern.

Klären Sie den Update-Rhythmus. Cloud-Dienste wie Power BI oder Tableau Cloud ändern Funktionen im Monats- oder Quartalstakt, lokal betriebene Produkte wie Tableau Server oder Qlik Sense Enterprise folgen eigenen Release-Zyklen. Testen Sie vor dem Rollout mit begrenztem Nutzerkreis und messen Sie Abfragezeiten auf Ihren echten Datenmengen.

Prüfpunkte, Nachweise und Vertragsstelle im Überblick

Prüfpunkt	Nachweis	Typische Vertragsstelle
Auftragsverarbeitung	Vertrag nach Artikel 28 DSGVO	Anlage Datenverarbeitung
Sicherheit	Konzept nach BSI IT-Grundschutz	Anlage Sicherheit
Standort	Rechenzentrum oder Region	Anlage Hosting
Export	Format, Zeitraum, Kosten	Exit-Klausel
Kündigung	Frist, Form, Wirksamkeitsdatum	Laufzeitregelung

Kosten über die Laufzeit rechnen

Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, alle Werte netto: 25 Nutzer zu 30 Euro je Nutzer und Monat ergeben 750 Euro monatlich, 9.000 Euro im Jahr und 27.000 Euro in drei Jahren. Einmalig 18.000 Euro für Einführung, Schnittstellen und Schulung ergeben 45.000 Euro über drei Jahre, zuzüglich Umsatzsteuer.

Achten Sie auf die Abrechnungslogik. Power BI rechnet je Nutzer ab, Tableau über die Rollen Creator, Explorer und Viewer, Qlik Sense über Kapazität und Tokens, SAP Analytics Cloud über Nutzer und Kapazität. Selbst betriebene Open-Source-Werkzeuge kosten keine Lizenz, aber Personal.

Prüfen Sie Preisanpassungsklauseln und die automatische Verlängerung. Häufig gilt eine Grundlaufzeit von zwölf Monaten, die sich verlängert, wenn die Frist verpasst wird; drei Monate zum Laufzeitende sind gängige Kündigungsfrist. Klären Sie, ob Module getrennt gekündigt werden können.

Klären Sie den Datenexport bei Vertragsende. Metabase liefert CSV und JSON, Power BI .pbix-Dateien und Excel-Exporte, Tableau .twbx und Hyper-Extrakte, Qlik Sense QVD-Dateien. Format, Zeitraum und Preise der Übergabe gehören schriftlich zugesagt.

Häufige Fragen

Reicht ein BSI-Zertifikat als Nachweis für Sicherheit?

Nein. Prüfen Sie zusätzlich Schutzbedarf, Hosting-Standort, Patch-Prozesse und Subunternehmer.

Brauchen wir für Power BI oder Tableau Cloud einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet. Der Vertrag muss vor der ersten Verarbeitung geschlossen sein, auch bei einem Test mit Echtdaten.

Welche Kündigungsfristen sind üblich?

Oft drei Monate zum Laufzeitende bei zwölf oder 24 Monaten Grundlaufzeit. Prüfen Sie die Verlängerungsautomatik und Fristen für einzelne Module.

Lohnt sich ein selbst betriebenes Werkzeug wie Metabase?

Das hängt von Personal und Sicherheitsanforderungen ab. Sie sparen Lizenzkosten und behalten Daten im Haus, tragen aber Patchmanagement, Backup und Berechtigungen selbst.