Datenauswertung Programme prüfen als Checkliste für den Einkauf

Kostenrahmen im Einkauf vergleichen

Ein belastbarer Budgetvergleich umfasst mehr als die Lizenzgebühr. Rechnen Sie Einführung, Schnittstellen, Schulung und Personalaufwand für alle Kandidaten mit denselben Annahmen und über denselben Zeitraum. So werden zusätzliche Aufwände sichtbar, die einen zunächst günstigen Einstieg verteuern können.

Die Beispielrechnung des Artikels setzt 25 Nutzer mit jeweils 30 Euro pro Monat an: Über drei Jahre entstehen 27.000 Euro. Zusammen mit einmaligen Einführungskosten von 18.000 Euro ergibt das 45.000 Euro netto, zuzüglich Umsatzsteuer. Weitere Auswertungskosten gehören ebenfalls in die Rechnung.

Vergleichen Sie auch, welche Einheit die Abrechnung bestimmt. Power BI rechnet je Nutzer ab, Tableau unterscheidet Creator-, Explorer- und Viewer-Rollen, Qlik Sense setzt auf Kapazität und Tokens, und SAP Analytics Cloud berechnet nach Nutzer und Kapazität. Diese Modelle lassen sich nur mit einem einheitlichen Bedarf sinnvoll gegenüberstellen.

Selbst betriebene Open-Source-Werkzeuge verursachen keine Lizenzkosten, benötigen aber Personal für Betrieb und Pflege. Prüfen Sie außerdem Preisanpassung, automatische Verlängerung und Kündigungsregeln zusammen mit der Gesamtsumme. Die Auswahl- und Betriebskriterien helfen, Kosten und betriebliche Anforderungen gemeinsam zu bewerten.

Berechtigungen vor dem Test abstimmen

Bei personenbezogenen Auswertungen sollten Datenschutz und Berechtigungen geklärt sein, bevor Echtdaten in einen Cloud-Dienst gelangen. Verlangen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO und klären Sie, ob sich der Zugriff auf lesende Tätigkeiten beschränken lässt.

Halten Sie schriftlich fest, wo Verarbeitung, Dokumentation und Zuständigkeiten geregelt sind. Microsoft, Salesforce, SAP, Qlik, IBM und Google stellen Standardverträge bereit. Beim eigenen Betrieb von Metabase oder Superset entfällt zwar ein Vertrag mit einem Dienstanbieter, nicht jedoch die Datenschutzpflichten oder die Verantwortung für ihre Umsetzung.

Definieren Sie, welche Rollen welche Funktionen nutzen dürfen und wann Auswertungen, Zwischenstände und Backups gelöscht werden. Bei Tableau unterscheiden sich Creator, Explorer und Viewer nach Funktion und Preis; Power BI trennt Pro- und Premium-Lizenzen. Eine Prüfung nach BetrVG und DSGVO kann für betriebliche Auswahlverfahren ebenfalls relevant sein.

Schutzbedarf mit dem Betriebsmodell abgleichen

Das Sicherheitskonzept muss zum Schutzbedarf der ausgewerteten Daten passen. Das IT-Grundschutz-Kompendium des BSI bietet ein Prüfraster für Auswahl und Betrieb. Ein Zertifikatsnachweis allein ersetzt nicht die Bewertung des konkreten Betriebs.

Fragen Sie nach Rechenzentrumsstandort, Verschlüsselung, Patch-Zyklen und Notfallvorsorge. Microsoft nennt für Azure unter anderem Germany West Central in Frankfurt am Main; IBM betreibt Cloud-Regionen in Frankfurt. Lassen Sie die konkrete Region und Subunternehmer namentlich in der Hosting-Anlage oder im Vertrag aufführen.

Klären Sie den Update-Rhythmus und wie Änderungen vor dem Rollout getestet werden. Cloud-Dienste wie Power BI oder Tableau Cloud ändern Funktionen im Monats- oder Quartalstakt; Tableau Server und Qlik Sense Enterprise folgen eigenen Release-Zyklen. Beginnen Sie mit einem begrenzten Nutzerkreis und messen Sie Abfragezeiten mit den eigenen Datenmengen.

Datenbasis an den benötigten Berichten ausrichten

Die Auswahl wird konkreter, wenn die wichtigsten Berichte, ihre Empfänger, der Turnus und die Datenquellen feststehen. Starten Sie mit Auswertungen, die heute besonders viel Arbeit verursachen, etwa Deckungsbeitrag je Artikel, Umsatz nach Kundengruppe oder Auslastung je Projekt. Diese Anforderungen bilden den Maßstab für Anbieterfragen.

Ordnen Sie danach jedes Quellsystem den möglichen Programmen zu. Power BI und Tableau können etwa Excel-Dateien, SQL-Datenbanken, Dynamics 365 oder SAP einlesen. Der Vergleich für Controlling und Reporting zeigt Unterschiede zwischen den Kandidaten. Die Zuordnung macht fehlende Schnittstellen oder mögliche Mehrfachpflege sichtbar.

Qlik Sense verknüpft Tabellen über seine Engine, SAP Analytics Cloud ist auf S/4HANA und BW zugeschnitten, IBM Cognos Analytics auf vorhandene Data-Warehouse-Modelle. Metabase und Apache Superset lassen sich selbst betreiben; KNIME Analytics Platform aus Konstanz läuft lokal. Bei diesen Varianten bleiben Betrieb, Patchmanagement und Verantwortung im eigenen Haus.

Prüfen Sie die Datenqualität vor einer Angebotsanfrage: Doppelte Kundennummern, uneinheitliche Länderkennzeichen oder fehlende Historisierung können Ergebnisse verzerren. Fragen Sie, wie das Programm Duplikate erkennt und gelöschte Sätze behandelt. Die Anbieterfragen ergänzen diese Prüfung um konkrete Punkte für das Gespräch.

Ausstieg und Übergabe vertraglich sichern

Regeln Sie Datenexport, Kündigung und Vertragsende schriftlich, bevor Sie unterschreiben. Die Exit-Klausel sollte das Format, den Übergabezeitraum und mögliche Kosten benennen. Damit lässt sich vorab beurteilen, ob die Daten nach Ende der Zusammenarbeit in einer weiterverwendbaren Form verfügbar bleiben.

Die Formate unterscheiden sich je nach Programm: Metabase liefert CSV und JSON, Power BI .pbix-Dateien und Excel-Exporte, Tableau .twbx und Hyper-Extrakte, Qlik Sense QVD-Dateien. Halten Sie fest, welche Ausgaben tatsächlich vereinbart sind und wie lange nach Vertragsende Zugriff auf den Export besteht.

Nehmen Sie Kündigungsfrist, Form und Wirksamkeitsdatum in den Vertrag auf und tragen Sie den Termin in einen Vertragskalender ein. Häufig beträgt die Grundlaufzeit zwölf Monate; wird eine Kündigungsfrist versäumt, kann sich der Vertrag verlängern. Drei Monate zum Laufzeitende sind eine gängige Frist. Fragen Sie zudem nach separat kündbaren Modulen.

Klären Sie für einen Anbieterwechsel, welche Daten übergeben werden und wann der Zugriff endet. Die Hinweise zu Datenexport und Anbieterwechsel ergänzen diese Vertragsprüfung, auch wenn dort ein CRM statt eines Datenauswertungsprogramms im Mittelpunkt steht.