Warenwirtschaft Software Auswahl: Kriterien für Handwerk und Handel

Das Wichtigste auf einen Blick

• Im Handwerk führen Stücklisten, Nachkalkulation und Baustellenlager die Kriterienliste an.
• Im Handel entscheiden Kassenschnittstelle, Filialbestände und Varianten über die Eignung.
• Chargen und Seriennummern brauchen Sie überall dort, wo Rückverfolgbarkeit nachzuweisen ist.
• Eine belastbare DATEV-Anbindung senkt den Aufwand im Steuerbüro spürbar.
• Vergleichen Sie Lizenz, Einrichtung und Schnittstellen getrennt, jeweils netto in Euro.

Kriterienraster: Was Handwerk und Handel trennt

Beide Branchen brauchen Lagerführung, Belegdruck und Buchhaltungsexport. Der Unterschied liegt im Detail. Im Handwerk hängt fast jeder Vorgang an einem Auftrag, im Handel an einem Artikel und einem Standort. Prüfen Sie deshalb zuerst, welche Prozesse Ihr Tagesgeschäft bestimmen.

Kriterium	Handwerk	Handel
Lagerführung	Baustellen-, Fahrzeug- und Zentrallager	Filialen, Zentrallager, Kommissionierung
Stücklisten	Auftrags- und Fertigungsstücklisten	Set- und Variantenartikel
Chargen und Serien	Bauteilnachweis, Prüfprotokoll	MHD, Rückverfolgbarkeit, Retouren
Kassenschnittstelle	Barverkauf an der Theke	TSE-Pflicht, Waage, Pfand, Filialkassen
Buchhaltung	Nachkalkulation je Auftrag	Marge je Artikel und Filiale

Lagerführung, Chargen und Seriennummern

Eine Warenwirtschaft muss mehrere Lagerorte, Umlagerungen und Reservierungen abbilden. Mindestbestand, Meldebestand und Lieferzeiten steuern die Disposition. Wenn Sie Material auf Fahrzeugen führen, gehört die mobile Entnahme dazu, sonst stimmt der Bestand nicht.

Chargen- und Seriennummern sind überall dort Pflicht, wo ein Nachweis verlangt wird. Im Handel betrifft das Lebensmittel mit Mindesthaltbarkeitsdatum und Elektronik mit Garantiebezug. Im Handwerk geht es um Bauteile, Prüfplaketten und Wartungsnachweise. Klären Sie, ob die Software Verbrauch und Verbleib bis zum Kunden dokumentiert.

Kassenschnittstelle nach KassenSichV und DATEV-Anbindung

Wer Waren gegen Barzahlung verkauft, braucht eine Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung. Die Kassensicherungsverordnung verlangt, dass jeder Vorgang einzeln, unveränderbar und mit Signatur aufgezeichnet wird. Die Warenwirtschaft muss den Kassenabschluss übernehmen, ohne dass Werte doppelt erfasst werden.

Prüfen Sie die Schnittstelle konkret: Exportiert das System einen Buchungsstapel für DATEV, passt er zu Ihrem Kontenrahmen nach SKR 03 oder SKR 04? Lassen sich Kassen- und Bankumsätze zuordnen? Die Aufbewahrung regelt das Handelsgesetzbuch: Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre, nachzulesen in § 257 HGB auf gesetze-im-internet.de. Achten Sie darauf, dass Export und Archivierung zusammenpassen.

Stücklisten, Nachkalkulation und Auftragsbezug

Im Handwerk entsteht der Materialbedarf aus der Stückliste. Fertigungsstücklisten beschreiben, was ein Erzeugnis enthält, Auftragsstücklisten, was ein konkreter Auftrag verbraucht. Daraus ergibt sich der Bedarf für Einkauf und Lager.

Die Nachkalkulation zeigt, ob der Auftrag Geld bringt. Dafür müssen Materialentnahme, Arbeitszeit und Stundenlohnarbeiten am gleichen Vorgang hängen. Fragen Sie beim Anbieter nach, wie Zusatzaufträge, Teilleistungen und Nachträge abgerechnet werden, und lassen Sie sich das an Ihrem Fall zeigen.

Branchenlösungen im Marktvergleich

Am Markt sind spezialisierte Systeme verbreitet. Zu den bekanntesten Branchenlösungen für Handwerksbetriebe zählen Sander & Doll (S&D), Diamant Software, SelectLine und Sage. Im Handel sind die Warenwirtschafts- und Kassensysteme von Microtech, Vectron und GDI verbreitet. Modulare ERP-Systeme wie Odoo decken ähnliche Funktionen ab und lassen sich schrittweise erweitern; die Preise stehen auf der Preisseite von Odoo.

Was die Digitalisierung im Handel verändert, bündelt der Branchenverband Bitkom unter Digitalisierung im Handel. Für Betriebe, die Automatisierung prüfen, ordnet die DIHK in KI im Klartext ein, wo solche Verfahren im Alltag ansetzen.

Rechenbeispiel: Lizenzkosten über drei Jahre

Beispielrechnung mit angenommenen Werten, alle Beträge netto in Euro.

1. Lizenz: fünf Arbeitsplätze zu je 49 Euro im Monat ergeben 2.940 Euro im Jahr.
2. Einrichtung: Datenübernahme, Schulung und Anpassung einmalig 3.500 Euro.
3. Kassenschnittstelle: 12 Euro im Monat, also 144 Euro im Jahr.
4. Jahr eins: 6.584 Euro, Jahre zwei und drei: je 3.084 Euro, Summe 12.752 Euro.

Vergleichen Sie dieses Muster mit den Angeboten. Entscheidend sind nicht die Lizenz allein, sondern Einrichtung, Schnittstellen und der Aufwand für die Datenübernahme.

Vorgehen in vier Schritten

1. Prozesse aufschreiben: Lagerorte, Belegwege, Kassen, Buchhaltung.
2. Muss-Kriterien festlegen: Stücklisten, Chargen, Kassenschnittstelle, DATEV-Export.
3. Testdaten einspielen und zwei Wochen mit dem System arbeiten.
4. Gesamtkosten über drei Jahre rechnen und Referenzen im gleichen Gewerk prüfen.

Häufige Fragen

Was kostet Warenwirtschaftssoftware im Handwerk?

Ein belastbarer Wert entsteht aus Ihrem Mengengerüst: Nutzerzahl, Lagerorte, Schnittstellen und Datenübernahme. Das Rechenbeispiel oben zeigt die Struktur. Lassen Sie sich Angebote mit Laufzeit und Einrichtung getrennt ausweisen, jeweils netto in Euro.

Reicht eine DATEV-Schnittstelle aus?

Sie deckt die Übergabe der Buchungen ab, nicht die Lagerführung. Prüfen Sie, ob Buchungsstapel, Kontenrahmen und Kassenabschluss zusammenpassen.

Woran erkenne ich ein kassensicheres System?

Das Kassensystem braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Fragen Sie nach der Schnittstelle zur Warenwirtschaft und lassen Sie sich den Kassenabschluss im Test zeigen.

Braucht mein Betrieb Chargenverwaltung?

Nur wenn ein Nachweis gefordert ist, etwa bei Lebensmitteln, Elektronik oder prüfpflichtigen Bauteilen. Sonst genügt oft die Seriennummer je Artikel.