Drei Prüfschritte für Datenauswertungsprogramme in sächsischen Technologiebetrieben

Das Wichtigste auf einen Blick

Drei Prüfschritte für Datenauswertungssoftware in Sachsen

Datenauswertungssoftware soll Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und auswerten. Sächsische Technologiebetriebe konzentrieren sich auf wenige Standorte. In Dresden und im Umland arbeiten Halbleiter- und Mikroelektronikfirmen, in Leipzig Software- und Logistikunternehmen, in Chemnitz der Maschinenbau.

Die Prüfung beginnt mit den Datenquellen. Woher kommen die Daten? Wer verarbeitet sie? Welche Rechtsgrundlage gilt? Danach folgen die Schnittstellen. Welche Systeme müssen angebunden werden? Welche Formate und Protokolle werden unterstützt? Zum Schluss stehen die Kosten. Welche Lizenzmodelle gibt es? Wie hoch sind Betriebs- und Schulungskosten? Wie skaliert die Software mit dem Datenvolumen?

Die drei Schritte bauen aufeinander auf. Erst wenn die DSGVO-Konformität geklärt ist, lohnt die technische Prüfung der Schnittstellen. Erst wenn die Integration gesichert ist, lassen sich die Kosten realistisch bewerten.

Schritt 1: DSGVO-Konformität und Datenquellen prüfen

Die DSGVO ist die zentrale Vorgabe für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Datenauswertungsprogramme verarbeiten oft personenbezogene Daten, etwa Kundendaten oder Mitarbeiterdaten. Die Prüfung muss klären, ob die Software die Anforderungen erfüllt.

Zuerst sind die Datenquellen zu erfassen. Welche Daten sollen ausgewertet werden? Enthalten sie personenbezogene Daten? Wo werden sie gespeichert? Die Antworten bestimmen den Prüfumfang.

Dann ist die Rechtsgrundlage zu prüfen: Einwilligung, Vertragserfüllung, rechtliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse. Die Software muss die Grundlage je Verarbeitung dokumentieren können. Die Zweckbindung bleibt Pflicht: Daten dürfen nur für den festgelegten Zweck verarbeitet werden, und Löschfristen müssen sich in der Software abbilden lassen.

Die amtliche Quelle für die DSGVO-Normen ist Gesetze im Internet. Dort sind die Artikel der DSGVO abrufbar. Für die Prüfung von Datenauswertungsprogrammen sind weitere Gesetze relevant, etwa das Bundesdatenschutzgesetz. Die Teilliste M führt Gesetze und Verordnungen auf, die bei der Softwareprüfung herangezogen werden können.

Ein Praxisbeispiel: Ein sächsischer IT-Dienstleister will Kundendaten auswerten. Die Software speichert Daten in einer Cloud. Der Anbieter muss nachweisen, dass die Daten in der EU verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit dem Kunden. Die Löschfristen sind einzuhalten.

Schritt 2: Schnittstellen und Integration testen

Datenauswertungssoftware muss sich in die bestehende Systemlandschaft einfügen. Schnittstellen verbinden die Software mit Datenbanken, Anwendungen und Diensten.

Zuerst ist zu klären, welche Systeme angebunden werden müssen. In sächsischen Technologiebetrieben sind das oft ERP-Systeme, CRM-Systeme, Maschinensteuerungen oder Forschungslabore. Die Software muss die Daten aus diesen Systemen aufnehmen können.

Dann sind Formate und Konnektoren zu prüfen. Diese Prüfliste lässt sich als Tabelle führen.

Fehlende Schnittstellen führen zu manuellen Workarounds und Fehlern. Die Schnittstellen müssen getestet werden. Ein Test mit realen Daten zeigt, ob die Integration funktioniert. Dabei sind auch Lasttests sinnvoll. Wie verhält sich die Software bei großen Datenmengen? Wie schnell werden Daten importiert?

Die BAuA bietet mit ihrer Seite zu Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz einen Rahmen für die Gestaltung von Datenauswertungsprogrammen. Dort finden sich Hinweise zu Arbeitsgestaltung und KI, die bei der Integration beachtet werden sollten.

Ein Beispiel: Ein Forschungsbetrieb in Dresden will Messdaten aus Laboren auswerten. Die Software muss die Daten aus verschiedenen Geräten importieren. Die Schnittstellen zu den Geräten sind nicht standardisiert. Der Test zeigt, dass ein Konnektor fehlt. Die Software wird nachverhandelt.

Schritt 3: Kosten und Skalierbarkeit bewerten

Die Kosten für Datenauswertungssoftware sind ein zentraler Prüfpunkt. Sie umfassen Lizenzen, Betrieb, Schulung und Anpassungen.

Zuerst sind die Lizenzmodelle zu vergleichen. Es gibt Einmalzahlungen, Abonnements und nutzungsbasierte Modelle. Die Kosten können pro Nutzer, pro Server oder pro Datenvolumen anfallen. Versteckte Kosten entstehen durch Zusatzmodule oder Support.

Am Markt verbreitet sind Microsoft Power BI, Tableau, Qlik Sense, KNIME und RapidMiner. Power BI und Tableau rechnen in der Regel je Nutzer und Monat ab, Qlik Sense je Nutzer oder über Kapazitätspakete.

KNIME und RapidMiner bieten eine kostenlose Grundversion und kostenpflichtige Erweiterungen. Die Listenpreise für Einzelplatzkarten liegen bei vielen Anbietern im zweistelligen Eurobereich je Nutzer und Monat; verbindlich ist das aktuelle Angebot.

Dann sind die Betriebskosten zu schätzen. Dazu gehören Server, Cloud, Strom, Wartung und Personal. Die großen Cloud-Regionen der Hyperscaler in Deutschland liegen in Frankfurt am Main und Berlin, nicht in Sachsen. Sächsische Betriebe müssen deshalb Latenz und Datenübertragung zwischen ihrem Standort und dem Rechenzentrum einplanen. Für Datenhaltung vor Ort gibt es Colocation-Standorte in Leipzig und Dresden.

Die Schulungskosten sind zu berücksichtigen. Mitarbeiter müssen die Software bedienen können. Schulungen kosten Zeit und Geld. Eine intuitive Bedienung senkt die Kosten.

Die Skalierbarkeit ist zu prüfen. Wächst die Datenmenge, muss die Software mithalten. Kann sie horizontal oder vertikal skalieren? Gibt es Grenzen bei der Anzahl der Nutzer oder der Datenmenge? Die Kosten steigen mit der Skalierung.

Ein Rechenbeispiel mit zwei Angeboten: Programm A kostet 12.000 Euro im Jahr unabhängig von der Nutzerzahl, die Schulung 6.000 Euro einmalig. Programm B kostet 400 Euro je Nutzer und Jahr, die Schulung 2.000 Euro.

Bei 20 Nutzern kommt B über drei Jahre auf 26.000 Euro, A auf 42.000 Euro. Bei 60 Nutzern dreht sich das Bild: B erreicht 74.000 Euro, A bleibt bei 42.000 Euro. Die Schwelle liegt bei etwa 30 Nutzern.

Besonderheiten sächsischer IT- und Forschungsbetriebe

Sächsische IT- und Forschungsbetriebe haben besondere Anforderungen an Datenauswertungssoftware. Die Region ist ein Standort für Mikroelektronik, Softwareentwicklung und Forschung. In Dresden, Leipzig und Chemnitz arbeiten viele Unternehmen mit sensiblen Daten.

Forschungsbetriebe verarbeiten oft Daten aus Experimenten. Diese Daten sind häufig personenbezogen oder urheberrechtlich geschützt. Die DSGVO gilt auch hier. Zusätzlich sind Förderauflagen zu beachten, etwa bei öffentlich finanzierten Projekten.

IT-Betriebe in Sachsen arbeiten mit Kunden in ganz Deutschland. Die Software muss die DSGVO einhalten und Schnittstellen zu deutschen Systemen bieten. Die Nähe zu Forschungseinrichtungen erfordert flexible Schnittstellen.

Die Sächsische Aufbaubank (SAB) fördert in Sachsen Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Unternehmen mit Zuschüssen und zinsgünstigen Darlehen. Ein konkretes Beispiel aus der jüngeren Förderpraxis ist der Digital-Bonus, mit dem die SAB Investitionen in Hard- und Software sowie in die Anbindung an digitale Prozesse bezuschusst hat.

Fördersatz, Höchstbetrag, Kumulierung mit anderen Beihilfen und Einreichungsfristen stehen in der jeweils gültigen Förderrichtlinie. Maßgeblich ist die auf der SAB-Website veröffentlichte Fassung mit Stand und Datum. Prüfen Sie diese Angaben vor der Angebotsentscheidung, weil sich Richtlinien ändern. Die Prüfung der Kosten sollte diese Fördermöglichkeiten einbeziehen.

Zuständige Aufsichtsbehörde für nicht öffentliche Stellen in Sachsen ist die Sächsische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Dresden. An sie richten sich Meldungen nach Artikel 33 DSGVO und Anfragen zur Auslegung. Die Anbieterauswahl sollte außerdem klären, ob der Hersteller deutschsprachigen Support und eine Vertretung in Deutschland bietet.

Dokumentation der Prüfergebnisse

Die Prüfergebnisse werden dokumentiert. Die Dokumentation dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und als Entscheidungsgrundlage. Sie umfasst die drei Schritte und die Ergebnisse.

Nachweispflichten: Die Rechenschaftspflicht nach Artikel 5 Absatz 2 DSGVO verlangt, dass Sie die Einhaltung belegen können, wenn eine Aufsichtsbehörde nachfragt. Verarbeitungen gehören in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30.

Dazu kommen die Meldepflichten bei Datenschutzverstößen nach Artikel 33 und 34 sowie die Pflichten aus Auftragsverarbeitung nach Artikel 28. Für die Auswahl eines Programms heißt das: nicht nur Häkchen setzen, sondern festhalten, welcher Nachweis wann und von wem erstellt wurde.

Als Vorlage für die Dokumentation lässt sich eine Tabelle nutzen:

Die Dokumentation wird während der Prüfung erstellt. Sie ist Teil der Auswahlentscheidung. Nach der Einführung der Software dient sie als Referenz für Audits.

Häufige Fragen