Wie hessische Betriebe Datenauswertungsprogramme nach BetrVG und DSGVO prüfen

Das Wichtigste auf einen Blick

Was der Betriebsrat nach § 87 BetrVG verlangen kann

§ 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG erfasst technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt die Eignung des Systems, nicht die Absicht des Arbeitgebers.

Mitbestimmt wird nicht nur die Einführung, sondern auch die Ausgestaltung: Zweck, Datenfelder, Aggregationstiefe, Zugriffsrechte und Löschfristen. In der Praxis hält eine Betriebsvereinbarung diese Punkte fest. Der Betriebsrat kann nach § 80 Absatz 3 BetrVG Sachverständige hinzuziehen, wenn technische Fragen zu klären sind.

Datenschutzrechtlich braucht jede Auswertung eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO, bei Beschäftigtendaten zusätzlich nach § 26 BDSG. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO gehört dazu, bei systematischer Überwachung außerdem eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO.

Die Normen stehen im Portal Gesetze im Internet. Zu Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch finden Beschäftigte Erläuterungen beim BfDI zu den Datenschutzrechten Beschäftigter.

Bleibt die Einigung aus, entscheidet die Einigungsstelle nach § 76 BetrVG. Über Streitigkeiten urteilen in erster Instanz unter anderem die Arbeitsgerichte Frankfurt, Gießen und Kassel, in zweiter Instanz das Hessische Landesarbeitsgericht in Frankfurt.

Fünf Prüfschritte, zwei bis vier Monate

Der Ablauf unterscheidet sich zwischen Maschinenbau, Handel und Dienstleistung kaum.

Betriebe mit 100 bis 500 Beschäftigten brauchen für die Schritte eins bis drei rund vier bis acht Wochen, für Test und Auswertung zwei bis vier Wochen, für Dokumentation und Freigabe etwa zwei Wochen.

Daraus ergeben sich die zwei bis vier Monate Gesamtdauer. Für technische Maßnahmen liefert der IT-Grundschutz des BSI eine Orientierung.

Power BI, Tableau und Qlik an denselben Kriterien messen

Funktionen entscheiden den Test nicht allein. Prüfungsrelevant sind Betriebsmodell, Rechtekonzept, Protokollierung und Anbietersitz.

Im Test erhalten Ersteller, Fachanwender und Leser getrennte Rollen, der Betriebsrat begleitet den Aufbau. Bewertet wird, wie zuverlässig sich personenbezogene Felder sperren und Löschfristen durchsetzen lassen.

Kosten der Prüfung mit Beispielrechnung

Kosten entstehen in fünf Blöcken: Lizenzen je Nutzerrolle, Datenanbindung und Einführung, Rechtsprüfung und Betriebsvereinbarung, Schulung, Betrieb und Wartung. Der Lizenzanteil folgt Nutzerzahl und Vertragsform, die Prüfung selbst ist Arbeitszeit.

Beispielrechnung für 250 Beschäftigte und 40 Nutzer

Angesetzt sind 50 Personentage für die Prüfung, verteilt auf IT, Fachbereich, Datenschutz und Betriebsratsbüro. Bei einem internen Vollkostensatz von 600 Euro je Personentag (ohne Umsatzsteuer, da keine Leistung am Markt) sind das 30.000 Euro für die gesamte Prüfung. Dazu kommen externe Rechtsberatung, Lizenzen und Schulung. Die Werte sind Annahmen des Beispiels, keine Herstellerangaben.

Ersteller und Administratoren brauchen mehr Schulung als reine Leser, weil sie Rechte, Datenmodelle und Löschfristen verantworten.

Häufige Fragen

Wann muss der Betriebsrat mitbestimmen?

Sobald das Programm Verhalten oder Leistung messen kann und personenbezogene Auswertungen möglich sind. Er verhandelt dann Zweck, Datenfelder, Zugriffsrechte und Löschfristen.

Reicht eine Prüfung durch die IT?

Nein. Die IT liefert Angaben zu Datenhaltung, Protokollierung und Rechten. Entscheiden müssen Datenschutzbeauftragter, Fachbereich und Betriebsrat gemeinsam, das Ergebnis gehört ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Wie lange dauert die Prüfung?

In Betrieben mit 100 bis 500 Beschäftigten zwei bis vier Monate von der Bedarfsmeldung bis zur Freigabe. Ein Streit mit dem Betriebsrat verlängert den Zeitraum, weil die Nutzung bis zur Einigung unzulässig ist.

Was passiert ohne Betriebsvereinbarung?

Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle nach § 76 BetrVG. Sollen personenbezogene Leistungsdaten ausgewertet werden, darf das Programm bis dahin nicht produktiv laufen.

Wie unterscheiden sich die drei Programme aus Datenschutzsicht?

Qlik trennt Daten über Streams und Section Access, Power BI über Arbeitsbereiche und Zeilensicherheit, Tableau über Site- und Projektrollen mit Nutzerfiltern. Entscheidend ist, wie sauber das Rechtekonzept im Test belegt wird.